仕事でもプライベートでも、パソコンでもスマホでも、ウエブメールの「Gmail」を使っている人は多いだろう。ここでは「Gmail」を便利に活用するための技を、数回にわたってご紹介する。「Gmail」を使ったことがない人も、これを読んで、メールアプリを乗り換えてみてはいかが?

複数の定型文を登録しておいて、必要に応じて使い分ける

「返信定型文」は、本来は、同じ文面を頻繁に送る際に手間を省くことができる機能だ。

例えば、礼状や定例会の案内など、ほとんど同じ内容のメールを繰り返し送るときにとても便利に使える。

日付など、部分的に書き替えたり、書き足したりして、すぐに送れるようにしておくと、作業効率がグンと上がる。

実は、この「返信定型文」の機能を、「署名」にも使うという手がある。「Gmail」では、「署名」の登録に制限があるからだ。

これなら複数の署名を保存しておけるので、目的に応じて使い分けることができる。

●「Labs」内の「返信定型文」を有効にする

「歯車」→「設定」→「Labs」内の「返信定型文」を有効にして「変更を保存」を押す。

次にメッセージを作成するときは、右下の「▼」→「返信定型文」から保存してある定型文を選ぶ。

新規メッセージ作成画面で定型文を作成し、右下の「▼」→「返信定型文」→「返信定型文を作成」を選ぶ。次の画面で定型文に名前を付けて保存する。

これで新規メッセージ作成画面に定型文が入った。あとは、必要な文言を書き足していけばいい。

同じ方法で複数の定型文を作って使い分けることができる。挨拶文や礼状なども登録しておくと便利だろう。

エイリアス機能を使えば、同じアカウントで複数のアドレスを使い分けられる

エイリアスとは、「別名」といった意味である。

例えば、社長秘書が自分宛てのメールと社長宛てのメールのそれぞれに対応したり、広報担当者が自分宛てのメールと会社への問い合わせメールに対応する、といった場合に、いちいちアカウントを切り替えることなく、それぞれのメールアドレスから返信が行えるのだ。

また、個人で複数のメールアドレスを持っている場合も、この機能で対応できる。

さらに、「Gmail」以外のメールアドレスも使えるし、二つ以上のメールアドレスを登録することも可能だ。

●別のメールアドレスを追加する

「歯車」→「設定」→「アカウントとインポート」内の「名前」で「他のメールアドレスを追加」を押すと、下の画面が表示されて、メールアドレスを追加できる。

「アカウントとインポート」内画面の「名前」欄に、二つのメールアドレスが登録された。名前を変えて登録することも可能だ。

そして、「メールを受信したアドレスから返信する」にチェックを入れておこう。

解説/下島 朗(エントラータ)

→「Gmail」が快適に使えるようになる”厳選”便利ワザ〈その1〉はこちら

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