Gmailに届いたメールは、簡単な操作でGoogleカレンダーに「予定」として登録することができる。そして、その予定を別の機器で確認することもできる。まずは、パソコンやiPhoneで、GmailやGoogleカレンダーを使う方法を紹介しよう。そして後半で、Gmailに届いたメールを、Googleカレンダーに自動的に登録する方法と、手動で登録する方法を紹介する。自動登録は内容に制約があるが、手動ならどんな予定でも登録が可能だ。【2019年4月1日更新】
パソコンのブラウザーでGmailを利用しよう
まずは、パソコンでGmailを送受信できるようにしよう。
パソコンでGmailを使うときは、ブラウザーソフトを使用する。ところで、Webサイトを閲覧するとき、ブラウザーは何を使っているだろうか。Windows 10ではMicrosoft Edgeが標準になっているが、今もInternetExplorerを使っている人がいるかも知れない。あるいは、FirefoxやOperaという人もいるだろう。
しかし、Googleのサービスを使うときは、GoogleChromeが一番いい。Googleの検索機能を利用するだけなら他のブラウザーでもいいが、Googleが提供する多様なサービスを利用する際に、「Google Chromeでないと対応できない機能」が出てくるケースがあるのだ。
次にGmailのメールアドレスだが、Androidスマホを使っている人は既に持っているはずだ。Androidスマホを使い始めるとき、Gmailアドレスの登録が必要となっている。そして、このときスマホに登録したGmailアドレスが、さまざまなGoogleのサービスを利用する際に必須のGoogleアカウントになる。
まだGmailアドレスを持っていない、あるいはスマホで使っているGmailアドレスは使いたくないという場合は、新たに取得することができる。
ちなみに、同じGmailアドレスで送受信したメールは、パソコンでもスマホでもまったく同じ内容を見ることができる。また、どの機器でも送受信できる。iPhoneの場合も、Gmailアプリを入れて同じGmailアドレスを登録すれば、同じようにメールの閲覧や送受信が可能だ。
Gmailを利用するときは、ブラウザーソフトでGoogle検索の画面を開き、右上の「Gmail」をクリックする。
Gmailの画面が開いた。同じGmailアドレスを使っているスマホで送受信した内容を、パソコンで見ることができる。もちろん、この画面でメールの送受信も可能。
Gmailアドレスを持っていない、あるいは新たに作りたいときは、右上の丸いアイコンをクリックして「アカウントを追加」を選び、画面の指示に従って進むと取得できる。
iPhoneの人は、App Storeで「Gmail」を検索し、Gmailアプリをインストールしよう。
iPhoneのGmailアプリにGoogleアカウント(Gmailアドレス)を設定して、Gmailの受信画面を開いたところ。上記、2番目の画像と同じ内容が表示されている。
パソコンとスマホでGoogleカレンダーを同期させよう
続いて、Googleカレンダーの紹介をしよう。
パソコンでGoogleカレンダーを使うときは、Googleの検索画面を開き、右上の四角9個のアイコンをクリック。Googleサービスの一覧が出るので、その中から「カレンダー」を選ぶ。
複数のGoogleアカウント(Gmailアドレス)を持っている人は、そのとき選択していたアカウントに対応したカレンダーが表示される。
このカレンダーも、同じGoogleアカウント(Gmailアドレス)を登録した、AndroidスマホやiPhoneで利用可能だ。どの機器でも同じ内容を見ることができるし、ある機器で登録した予定を別の機器で確認したり、修正したりすることもできる。
予定を登録するときは、画面左上の「+作成」を押してもいいが、予定を入れたい日の枠をクリックするほうがいい。そうすれば、自動的に日付が入る。
予定を入れたい日の枠をクリックすると入力画面がポップアップ表示される。最低限、「タイトルと日時を追加」の欄に予定のタイトルを記入して「保存」を押す。
記入されている情報が少ないので、編集機能を使って情報を足そう。ポップアップ画面上部のペンマーク(編集)をクリックする。
予定の詳細画面が開いた。必要に応じて時間や繰り返し、場所、通知時間、予定の色、説明などを設定して「保存」を押す。
AndroidスマホやiPhoneでGoogleカレンダーを使うには、それぞれGoogleカレンダーのアプリが必要になる。Androidスマホの場合はPlayストアで、iPhoneの場合はApp Storeで「Googleカレンダー」を検索してインストールしよう。
そして、パソコンと同じGoogleアカウント(Gmailアドレス)でログインすれば、パソコンで入力した予定を見ることができる。スマホやiPhoneで新たな予定を追加して、それをパソコンで見ることもできる。特に同期の操作をしなくても、自動的に同期される。
Gmailの受信メールからGoogleカレンダーの予定を自動的に作成する
GmailもGoogleカレンダーも、多機能で奥が深い。上記で紹介したのは、多彩な機能のほんの一部だ。それぞれ個別に使っても、その便利さを十分に実感できるだろう。
しかし、どちらも同じGoogleのサービス。そこで、ここからはGoogleならでは連係機能を紹介していこう。Gmailに届いたメールの内容を、簡単な操作で予定としてGoogleカレンダーに登録できるのだ。
まずは、自動的に予定を登録する方法。
飛行機のフライト予約、ホテルやレストランの予約、チケットが必要なイベントなど、これらの予約確認メールがGmailに届くと、自動的にGoogleカレンダーに予定を入れるよう設定することができる。
こうしたメールを受け取る機会がある人は、以下の設定をしておこう。自分で予定を登録する手間が省ける。このような機会は少ないという人も、設定しておいても該当するメールが来なければ何も起こらないので設定しておいてもかまわない。
なお、この設定はGmailではなく、Googleカレンダーの画面から行う。
フライトやレストランなどの予約が自動的にGoogleカレンダーに追加されるようにするには、Googleカレンダーの「歯車」から「設定」を選ぶ
「設定」画面の左側で「Gmailからの予定」を選び、「Gmailからの予定を自動的にカレンダーに追加する」にチェックを付けておく。
Gmailの受信メールからGoogleカレンダーの予定を手動で作成する
GmailとGoogleカレンダーを連係させて、受信メールから自動的に予定を作成する機能は便利だが、その内容は、飛行機のフライト、ホテルやレストランの予約、チケットが必要なイベントなどに限られる。
普通は、会議や出張の連絡、家族や友達とのプライベートな約束などをメールでやり取りすることが多く、こうした内容をGoogleカレンダーに登録したいというケースが多いだろう。その際、Gmailの内容を見ながら自分で予定を入力したり、Gmailの本文をコピーしてGoogleカレンダーの予定作成画面にペースト(貼り付け)するのは面倒くさい。
しかし、Gmailで受信したメールの中に、Googleカレンダーに予定として登録したいものがあったら、それを簡単な操作で実行できる方法があるのだ。この便利ワザを使えば、自分でGoogleカレンダーを開いて入力する必要がない。
手順は以下のとおり。日時の調整など多少の手間は必要だが、別途Googleカレンダーを開いて新たに予定を作成するよりずっと速い。また、メールを見て、その場ですぐに対応できるのもありがたい。
まず、Gmailで、予定として登録したい内容が記載されたメールを開く。そして、画面上部の「縦3点マーク」から「予定を作成」を選ぶ。
Googleカレンダーの予定作成画面が出るので、必要事項を確認して「保存」をクリック。特に日時は、そのままだとメールの受信日時が登録されてしまうので必ず訂正しよう。
Googleカレンダーを確認すると予定が入ったのがわかる。予定項目をクリックすると内容を見ることができる。メールの件名や本文が入っているので、自分で書き写さなくても詳細を確認できて便利。
こちらは、AndroidスマホのGoogleカレンダーアプリで見たところ。同じ予定が登録されている。
予定をタップすると、詳細を確認できる。Gmailの本文も読むことができる。
◆下島 朗(産業ジャーナリスト)
長年、IT系のライターとして、パソコン雑誌の記事やIT企業のWeb記事などを執筆。用語解説や取材記事を得意とし、現在は自社サイト『事例s』で、IT、エコ、建築などの事例を取材して紹介する活動を続けている。
