「Web版Office」を起動しよう
まずは「マイクロソフトアカウント」を用意
「Web版Office」に限らず、マイクロソフトのオンラインサービスを利用するには、原則「マイクロソフトアカウント」と呼ばれる専用アカウントが必須となる。もちろん、Windows10の初期セットアップ時などに作成したマイクロソフトアカウントを流用しても構わない。
マイクロソフトアカウントがない場合は、マイクロソフトアカウントの公式サイトから取得可能だ。まずは下記のサイトにアクセスしよう。
マイクロソフトアカウント公式サイトはこちら
サイトにアクセスしたら、「Microsoft アカウントを作成」をクリック。
「アカウントの作成」では、既存のメールアドレスを指定できるほか、新しいメールアドレスを取得してマイクロソフトアカウントを作成することもできる。
どちらを選んでも構わないが、ビギナーの場合、新しいメールアドレスを取得してのアカウント作成のほうがオススメだ。
あとは画面の指示に従ってアカウント作成を完了しよう。氏名やパスワードなどを入力していくだけなので、特に難しいことはないはずだ。
起動方法はおもに３種類
マイクロソフトアカウントが準備できたら、さっそくWeb版Officeを起動してみよう。
Web版Officeの起動方法は、おもに下記の３種類がある。
・「Office.com」にアクセスする
・「Edge」のツールバーから起動する
・「OneDrive」からオフィス文書を開く
複数の方法があるとかえって混乱するかもしれないが、あくまで「Office.com」から起動するのが基本。残りの「Edge」や「OneDrive」経由の方法は、必要に応じて使えばいいという程度だ。
もっとも覚えておけばなにかと便利ではあるので、この機に３種類の方法を解説しておこう。
「Office.com」から起動する場合
まずは基本中の基本、「Office.com」からWeb版Officeを利用する方法を紹介しよう。
まずは下記のリンクからオフィスのポータルサイトにアクセス。
Microsoft Office 公式サイトはこちら
次に画面の「サインイン」をクリックする。
「サインイン」ウィンドウが表示されたら、マイクロソフトアカウントのメールアドレスを入力し、「次へ」をクリック。
マイクロソフトアカウントのパスワードを入力し、「サインイン」をクリックする。この際、２段階認証を設定している場合は、さらにスマホアプリやSMSなどで別途認証が求められる。
初回利用時はガイドが表示される。「→」をクリックして読み進めていくと、Web版Officeのホーム画面が表示される。
「Edge」のツールバーから起動する場合
Web版Officeは、Windows10の標準ブラウザー「Edge」のツールバーからも起動できる。いちいち「Office.com」にアクセスしなくて済むので、手間が省けるはずだ。
EdgeのツールバーにWeb版Officeの起動ボタンを追加するには、まず画面右上の「…」をクリックし、「拡張機能」→「Microsoft Edgeの拡張機能を検出する」を選択する。
ブラウザーで「Edgeアドオン」ページが開いたら、検索ボックスに「Office」と入力して検索を実行する。
検索結果から「Office」の項目をクリックする。
「インストール」をクリック。
「"Office"をMicrosoft Edgeに追加しますか？」と表示されたら、「拡張機能の追加」をクリック。これでOfficeの拡張機能がEdgeにインストールされて、ツールバーにOfficeアイコンが追加される。
続いて、Edgeのツールバーに追加された「Office」アイコンをクリックし、「Microsoftアカウントでサインイン」を選択しよう。
アクセス許可画面が表示されたら「はい」をクリック。これでサインインが完了し、ツールバーのアイコンからWeb版Officeを起動できるようになる。
「OneDrive」から起動する場合
Windows10にはクラウドストレージの「OneDrive」が標準搭載されているが、ここからもWeb版Officeを起動可能だ。
まず事前準備として、Web版Officeと同じマイクロソフトアカウントでOneDriveにサインインする。
次に、ファイルエクスプローラーを開いて、OneDriveフォルダー内にオフィス文書を保存し、ファイルを右クリックして「オンラインで表示」を選択する。
ブラウザーが起動して、Web版Officeでオフィス文書が表示される。
「Web版Office」の使い方
オフィス文書を開く
Web版Officeには「オフィス文書の保存先はOneDriveに限定される」という制限がある。従って、有料版のオフィスとは違って、Web版Officeではパソコンに保存したオフィス文書を直接開くことはできない。つまり、オフィス文書の閲覧にしても編集にしても、まず事前にOneDriveフォルダー内にファイルを保存しておく必要があるということだ。
OneDriveへの保存方法は、Windows10ならファイルエクスプローラーのOneDriveフォルダー内にオフィス文書をコピーや移動するのがもっとも手っ取り早い。
ほかには、ブラウザーでOneDriveの公式サイトにアクセスして、オフィス文書をアップロードする方法もある。
OneDrive公式サイトの画面上部にあるツールバーの「アップロード」、もしくは画面へのドラッグアンドドロップでファイルを保存可能だ。
もう少し手間を省きたいなら、Edgeブラウザーにオフィス文書をドラッグアンドドロップしてそのまま開くという方法もある。
まず事前準備として、前節を参考にEdgeにOfficeの拡張機能をインストールしておく。拡張機能の導入が済んだら、拡張機能画面の「Office」項目下にある「詳細」をクリックしよう。
「ファイルのURLへのアクセスを許可する」をチェックすれば設定完了だ。
これでWeb版Officeの画面上にファイルをドラッグアンドドロップするだけで、OneDriveへのアップロードとともに、オフィス文書を表示できるようになる。
オフィス文書を編集する
Web版Officeを使った文書の編集方法は、基本的に有料版に準する。文章の入力はもちろん、文字の装飾やレイアウトなどを行なって、文書を作成していこう。
ただし、記事中でも何度か言及したように、Web版Officeでは限られた機能しか利用できない。有料版オフィスのユーザーは少し違和感を覚えるかもしれないが、利用頻度の多い必須機能はしっかり揃えているので、アウトラインの作成や修正、閲覧程度なら程度なら不足を感じることはないだろう。
Web版Officeの「Word」でも、フォントの種類やカラー、ボールドなど、基本的な装飾機能はひと通りそろっている。単に文章を入力するだけなら、有料版のOfficeと比べても不足はないはずだ。
オフィス文書を保存する
Web版Officeでは文書の自動保存機能が備わっているため、それほどファイル保存に注意する必要はない。
文書を編集するたびにデータが自動保存される。
ただし、保存先はあくまでOneDriveのクラウドストレージのみとなる。外部に持ち出す必要がある場合などは、後ほどOneDriveからコピーすればいいが、文書の編集後、直ちにパソコンやUSBメモリーなどに保存したい場合もあるだろう。
そんなときは、まずファイルメニューの「ファイル」をクリック。
次に、「名前をつけて保存」をクリックし、「コピーのダウンロード」を選択しよう。これで作成したオフィス文書をパソコンのストレージやUSBドライブなどに直接保存できる。
オフィス文書を共同編集する
Web版Officeの最たる特徴として、複数ユーザーによる共同編集に対応する点がある。例えば、作成した資料をほかのユーザーに校正してもらったり、仲間うちで旅行計画プランを出し合ったりなど、アイデア次第でさまざまな活用ができるはずだ。
文書の共有方法は、まず画面右上の「共有」をクリック。
リンクの送信ウィンドウが開いたら、共有したい相手のメールアドレスを入力し、「送信」をクリックしよう。これで相手に文書の共有リンクが送信され、共同編集が行えるようになる。
ちなみに、初期設定では、共有文書はリンクさえ知っていれば誰でも編集可能な状態になっている。閲覧のみに変更したい場合は、まず「リンクを知っていれば誰でも編集」をクリック。
次に、リンクの設定ウィンドウで「編集を許可する」のチェックを外すと、編集が禁止されて閲覧のみが可能となる。
さらに、文書の編集（閲覧）可能な有効期限や、パスワードも設定可能だ。
