毎日、無意識に使い込んでいるアプリが「カレンダー」ではないだろうか。特にGoogleカレンダーは、GmailアプリやGoogleマップなどとも連携ができ、スマホでもパソコンでも大いに活用できる。ここでは、予定の作成から共有まで、Googleカレンダーで必須となる、スマホの基本テクニックを紹介していこう。

❶カレンダーに新しい予定を入力する

スマホのGoogleカレンダーアプリで予定の作成するには、まず、画面右下の「+」アイコンをタップ。すると、サブメニューとして「予定」と「リマインダー」「ゴール」のアイコンが表示されるので、この中から「予定」を選択しよう。これで、予定の作成画面を開くことができる。

予定の作成画面には、「タイトル」や「日時」「場所」など複数の項目があるが、入力が必須となるのは、このうちのタイトルと日時だけ。無理に全項目を埋めなくてもかまわないので、必要な内容だけを入力しよう。

なお、場所については、正確な名称や住所を設定しなくても、駅や施設などの名前を一部入力するだけで候補を一覧表示してくれる。もちろん、予定に登録した場所は、Googleマップで表示することも可能だ。
 
予定の入力が完了したら、画面右上にある「保存」をタップ。これで予定が作成されて、スケジュール画面に表示されるようになる。

【予定の作成】

[1]画面右下にある「+」アイコンをタップして、サブメニューを表示させる

[2]サブメニューのアイコンから「予定」をタップして、予定の作成画面を開く

[3]タイトルや日時などを入力して、予定を書き込んでいく。ほかの項目は任意 ]

[4]必要に応じて場所などを設定したら、最後に右上の「保存」をタップしよう。

❷日/週/月の表示を切り替えよう

カレンダーアプリのアドバンテージといえば、紙の手帳と違ってさまざまなカレンダー形式に切り替えて利用できる点。もちろん、Googleカレンダーも多彩な形式をそろえており、月や週単位など、全5種類のスタイルを利用可能だ。
 
スタイルの切り替えは、画面左上にある横三本線の「メニュー」アイコンから行える。メニューには「スケジュール・1日・3日・週・月」の単位が用意されているので、好きなスタイルをタップして選択しよう。これで、選択したスタイルにカレンダー表示が切り替わるはずだ。
 
カレンダーでは、上下や左右のスワイプ操作で将来や過去の年月に移動できるほか、画面右上にあるカレンダーアイコンをタップすれば直ちに今日の日付に戻ることも可能。また、メニューからは検索機能も利用できるので、なかなか見つからない予定があるときは任意の言葉を入れて探してみるのも手だ。

●メニューからスタイルを切り替えよう

スタイルの切り替えは、メニュー上部にある全5種類の単位から選択可能だ。

1日単位のスタイルでは、1時間区切りの予定表でスケジュールを確認できる。

「週単位」では、全7日間の予定を1時間区切りの予定表で表示してくれる。

月カレンダーでも、予定名を表示してくれるのでスケジュールを把握しやすい。

❸ 「リマインダー」を設定してうっかり忘れを防ごう

カレンダーに予定だけではなく、やるべき仕事なども書き込んでいる人は多いはず。しかし、これはうっかり忘れの原因になりやすいというリスクがあるので注意が必要だ。
 
というのも、明確に日程が決まっている予定に対し、仕事や約束事などは基本的には「期限」が決まっているだけにすぎない。場合によっては早く済む場合もあるし、期限当日に通知を受けたとしても、もはや作業が間に合わないケースもある。
 
そこで活用したいのが「リマインダー」機能。やるべきタスクとして、予定とはまったく別項目で作成できるので、スケジュール管理で取り違えることもない。
 
さらに、リマインダー画面の「完了」をタップすると、「打ち消し線」を引いてくれる点も大きなポイント。作業が完了したことを視覚的に把握できるので、作業中の仕事と間違えることもないはずだ。

●仕事や約束は「リマインダー」で管理しよう

「+」からサブメニューを表示させたら、続いて「リマインダー」をタップ。

リマインダー名と期限を入力。毎日や毎週など、定期的な期限も設定可能だ。

前の画面で「保存」をタップすると、カレンダーにリマインダーが表示される。

作業が終わった場合は、画面右下にある「完了とする」をタップしよう。

❹複数のカレンダーを使い分けよう

仕事や家族、趣味など、目的の異なる予定を一つのカレンダーだけで管理していると、当然ながらスケジュールが込み入ってしまって、うっかり見逃すリスクが増大する。そんなミスを防ぐためにも、複数のカレンダーを作って目的別に管理しよう。
 
複数のカレンダーを作る方法で最も手っ取り早いのが、カレンダーごとに別のGoogleアカウントを用意する方法。iPhoneのGoogleカレンダーの設定から新規アカウントを追加(※)すると、スケジュールの中に追加したアカウントのカレンダーも表示される。カレンダー上の予定アイコンはアカウントごとに異なるカラーなので、別のスケジュールと内容を間違えることもないはずだ。
 
なお、カレンダーの表示は、サイドメニューからオン・オフできる。ふだんは使わないカレンダーは表示をオフにしておき、必要なときだけオンにするような使い方もできる。

※Androidの場合、別のアカウントの追加はブラウザー版のGoogleカレンダーで行う必要がある。

●複数のカレンダーを予定を管理する

カレンダーを追加するには、まず設定の「アカウントの管理」を開く

「アカウントの追加」をタップして、画面の指示に従ってアカウントを作る

アカウント作成が完了すると、追加カレンダーが表示されるようになる

アカウント作成が完了すると、追加カレンダーが表示されるようになる。

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予定の作成時には、追加したアカウントのカレンダーも選べるようになる。

⑤一定期間、曜日ごとに繰り返す予定を入力しよう

毎日や毎週、毎月など、定期的な予定を、すべて手作業で登録するのは非常にめんどうだ。そんなときに便利なのが、Googleカレンダーの「繰り返し」機能。「日・週・月・年」の各単位に加えて、任意の周期も指定できるので、定例会議や会合、記念日など、さまざまな定期スケジュールを自由自在に設定することができる。
 
繰り返しの予定を設定するには、まず予定の作成画面にある「詳細オプション」の「繰り返さない」をタップ。次に、繰り返しの周期をメニューから設定する。これで定期的な予定を作成した日にち以降は、指定した周期のスケジュールが先々までもれなく反映される。
 
また、繰り返しの予定を削除する際は、すべてのスケジュールだけでなく、指定した日のみキャンセルすることもできる。定期的な予定を1日だけ休止したいときも、問題なく対応できるので非常に便利だ。

●定期的な予定の作成には「繰り返し」を使おう

予定作成画面の「詳細オプション」を開くと、「繰り返さない」が表示される

「繰り返さない」の部分をタップして、繰り返し間隔の設定画面を開こう

繰り返し間隔や期限を設定したら、画面右上の「完了」をタップする

「繰り返さない」の部分が設定した定期スケジュールの内容に切り替わる。

「繰り返さない」の部分が設定した定期スケジュールの内容に切り替わる。

❻家族や仲間との予定をカレンダーで共有しよう

家族や仲間で予定を共有したいときは、専用の「新しいカレンダー」でスケジュールを管理するといい。
 
まず、パソコン版Googleカレンダーの「設定」を開き、「カレンダーを追加」→「新しいカレンダー」から新しいカレンダーを作成。次に、「設定」の「マイカレンダーの設定」から目的のカレンダーを選択し、「特定のユーザーとの共有」で共有相手のユーザーを追加しよう。これで複数のユーザーがアクセスできる共有カレンダーが利用可能となる。

パソコン

共有用の新しいカレンダーを作る

ブラウザー版のGoogleカレンダーの「設定」を開き、「カレンダーを追加」→「新しいカレンダー」をクリック。次に、カレンダー名と説明を入力し、「カレンダーを作成」を実行する。

画像: 共有用の新しいカレンダーを作る

「設定」の「マイカレンダーの設定」から、作成したカレンダーを選択。続いて、「特定のユーザーとの共有」から共有相手のユーザーを指定しよう。

画像: 「設定」の「マイカレンダーの設定」から、作成したカレンダーを選択。続いて、「特定のユーザーとの共有」から共有相手のユーザーを指定しよう。

「設定」の「マイカレンダーの設定」から、作成したカレンダーを選択。続いて、「特定のユーザーとの共有」から共有相手のユーザーを指定しよう。

共有が完了すると、相手のアプリ画面に作成したカレンダーが表示される。

共有が完了すると、相手のアプリ画面に作成したカレンダーが表示される。

予定の作成時には、どのカレンダーに登録するかが選べるようになる。

予定の作成時には、どのカレンダーに登録するかが選べるようになる。

解説/篠原義夫(ガジェットライター)

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