ビジネスシーンで活躍するのが、ファイルの管理や作成が可能な「Googleドライブ」と、ビデオ会議ツール「Google Meet」。いずれもGoogle アカウントがあれば無料で利用できるので、テレワークに役立つ。
※パソコンからの操作はWindows 10/11の「Google Chrome」を使用し、スマートフォンの操作は、iPhoneは「iOS 15」、Androidは「Android 10」以降の端末を使用して動作検証、撮影しています。機種やOSのバージョンによっては、操作や画面表示が異なることがあります。
文書ファイルを管理・編集する
Googleドライブでは、クラウド上に文書や写真など、さまざまなファイルを保存できる。Googleのトップ画面で「Googleアプリ」→「ドライブ」を順にクリックして、使ってみよう。Googleドライブにファイルを保存するには、ファイルを指定してアップロードするだけ。編集したい場合は、ファイルをダブルクリックして加筆しよう。
■ファイルを選択してアップロードする
画面左上にある「新規」をクリックして、メニューの一覧から「ファイルのアップロード」を選択。パソコン上にあるファイルが表示されたら、アップロードしたいものを選択して「開く」をクリック。
■ファイルの編集をする
「マイドライブ」をクリックし、編集したいファイルをダブルクリックする。ファイルが開き、編集画面に切り替わる。Officeファイルを開いた場合は、Googleドライブ上で編集できる形式に自動変換される。
新規の文書ファイルを作成する
Officeソフトがなくても、Googleドライブで文書ファイルを作成できる。書類を作成する「ドキュメント」や表計算を行う「スプレッドシート」など、主な機能が5種類揃っている。手早く文書を作成したいときに便利なので、使い方を覚えて活用しよう。ファイルを作成するには、「新規」のメニュー一覧から作成したいファイルを選択して内容を入力する。
■「ドキュメント」で文書を作成
画面左上の「新規」をクリックし、メニューの一覧から作成したいファイルを選択。新規作成画面が表示されたら、内容を入力しよう。
新規作成画面が表示される。上部のメニューでは表示形式や体裁などの設定ができる。
ファイルを種別で検索する
Googleドライブに保存したファイル数が増えると、なかなか目当てのファイルが見つけにくくなる。そんなときは、検索機能を活用しよう。キーワード検索だけでなく、ファイルの種類で探せるのが特徴だ。検索ボックスで種類を選んで絞り込もう。
■ファイルの種類を選択して検索する
検索ボックスをクリックして、ファイルの種類を選択。検索結果では、指定したファイルのみが表示される。
フォルダーを作成してファイルを管理する
ファイルを次々に保存していくと、特定のファイルがどこにあるかわからなくなってしまう。そんな事態を防ぐために、フォルダーを作成してファイルを整理しておこう。分類名を付けたフォルダーの中にファイルを格納すれば、分類がひと目でわかる。
■分類名を入力してフォルダーを作成する
画面左上の「新規」をクリックし、メニューの一覧から「フォルダ」をクリック。フォルダーに付ける名前を入力し「作成」をクリックすると、フォルダーが作成される。ファイルをドラッグ&ドロップして格納しよう。
特定のメンバーとファイルを共有する
複数人で同じプロジェクトなどを進めている場合、資料を共有する必要があるだろう。Googleドライブ上にファイルがあるなら、相手を選択して共有できる。
ファイルを共有するには、共有相手をGmailアドレスで指定して、ファイルへの権限を選択する。「編集者」に設定すると、相手は閲覧だけでなく変更を加えられる。共有相手は、届いた招待メールからファイルを開いて閲覧/編集が可能だ。
■共有したいファイルを選択して送信する
共有したいファイルを選択して、画面右上の共有アイコンをクリック。相手のメールアドレスや名前を入力して編集権限を指定し、「送信」をクリックする。
■招待メールからファイルを開く
相手に共有を知らせる招待メールが届くので、受信側は「開く」をクリックしてファイルを開ける。
フォルダーを共有してファイルをやり取りする
複数のファイルをほかの人と共有して共同編集したい。そんなときは、フォルダーにまとめて共有すると、無駄な手間をかけずにスムーズにやり取りできる。事前にフォルダーにファイルを入れて整理しておこう。
フォルダーが選択できたら、相手をGmailアドレスで指定して送信する。ファイルを共有するときと同様に、共有権限も選択できる。相手が招待メールからフォルダーを開くと、閲覧/編集が可能だ。
■共有したいフォルダーを選択して共有先と権限を決める
共有したいフォルダーを選択し、画面右上の共有アイコンをクリック。共有したい相手のメールアドレスや名前を入力して相手の共有権限を選択し、「送信」をクリック。
■フォルダーが相手に共有される
相手に共有を知らせる招待メールが届き、「開く」をクリックすると閲覧/編集ができる。
作成したファイルをダウンロードする
Googleドライブで作成・保存したファイルは、パソコンに直接ダウンロードできる。作成時のファイル形式のままダウンロードできるほか、形式を変更して保存することもできる。対応形式は7種類あるので、用途に応じて変更してみよう。
■ファイルを右クリックしてダウンロードする
ダウンロードしたいファイルを右クリックして、「ダウンロード」をクリックすると、作成時の形式のまま保存できる。ファイル形式を変更する場合は、ファイルを開いた画面で「ファイル」→「ダウンロード」をクリックして形式を選択する。
オフラインでの編集を有効にする
Chromeに拡張機能を追加すれば、オフラインでもファイルの閲覧や編集ができる。通信圏外でも、資料を確認したいときに役立つ。まずは拡張機能がインストール済みか確認して、「設定」でオフラインでのアクセスを有効にしよう。
■拡張機能でオフラインの項目にチェックを入れる
事前に「Google オフライン ドキュメント」という拡張機能がインストール済みか確認する。そして、画面右上の「設定」→「設定」をクリック。「オフライン」の項目にチェックを入れて「完了」をクリックする。
「パソコン版Googleドライブ」を利用する
パソコンとGoogleドライブの連携性を高められる「パソコン版Googleドライブ」。このアプリは、パソコンとクラウド間でファイルを同期できる。パソコンかドライブのどちらかで編集すると、もう一方にその変更が追加され、常に最新の状態に更新される仕組みとなっている。どのデバイスからでも最新のデータにアクセスできて便利だ。また、指定したフォルダーをドライブに保存することで、データをまとめてバックアップできるので、「設定」からアプリを入手して設定を進めよう。
なお、同期する際に、写真と動画を「Googleフォト」に直接バックアップするよう設定できる。フォルダーの選択後に、オプションにチェックをつけて設定しよう。
■パソコン版Googleドライブを入手する
画面右上の「設定」から「パソコン版ドライブをダウンロード」をクリック。
「パソコン版ドライブをダウンロード」をクリック。画面の指示に従ってインストールし、Google アカウントでログインする。
Google ドライブの設定画面で「フォルダを追加」をクリックして、Google ドライブと同期するフォルダーを選択する。
フォルダーの選択後、オプションを選んで「完了」をクリック。
同期するフォルダーを確認して「保存」をクリックすると、同期の設定が完了する。
Googleドライブの左側のメニューで「パソコン」をクリックし、項目を順にクリックすると、先ほど同期設定をしたフォルダーが表示される。
※この記事は『もっとGoogle!完全マスター塾』(マキノ出版)に掲載されています。
