スマホやパソコンを使っていると、さまざまな場面で何かと役立つGoogleのサービス。ここでは、初めて使う人にもわかりやすく、Googleカレンダーの基本ワザ、便利ワザをご紹介しましょう。
画像: 【Googleカレンダー便利ワザ】土日の色分け Gmail連携のやり方はコレ

①Googleカレンダーで日々の予定を管理しよう

まず、パソコンでGoogleカレンダーを開くには、Google検索画面の右上、Googleアプリのメニューアイコンから「カレンダー」をクリックしよう。

Androidスマホの場合は、「カレンダー」アプリが標準装備されている。また、iPhoneの場合は、「App Store」からアプリをダウンロードすることができる。

Googleカレンダーを「月」表示にした画面。

こうした手帳型アプリを使うメリットは、何といっても転記が不要で、いつでもどこでも同じ情報を見られることだ。画面を「月」「週」「日」といった表示に切り替えても、わざわざ予定を入力し直す必要がない。

そして、パソコンで入力した予定をスマホで見たり、逆に、スマホで入力した予定をパソコンで見たり、あとから予定を修正したり、情報を追加したり、といったことが当たり前にできるのだ。

しかも、予定はGoogleのサーバーに保存されているので、仮にパソコンやスマホをなくしたとしても情報は残っているから安心だ。

ある月の第2週を週表示にした画面。月表示で入力されていた項目がそのまま反映されている。1日ごとの表示も可能。

②Googleカレンダーに予定を入力してみよう

紙の手帳を使っている人が、手帳を手放せない理由としてよく挙げるのが、サッと開いて手書きでメモできるという手軽さだ。

これは、逆に考えると、手帳型アプリでは素早い入力ができないということになってしまうが、実は、Googleカレンダーは、この点も秀逸である。

操作としては、予定を入れたい日時をクリックして、見出し項目を入力すればいい。これだけで、1時間分、または終日の予定として登録できる。

時間などの細かい部分はあとから修正できるので、予定が入ったら、まずは入力してしまおう。内容の修正や情報の追加などは、移動中などの空いている時間に行えばいいだろう。

もちろん、詳細な情報をきっちり入れることもできる。会議や食事の予定なら場所を書き込めるし、備考を加えることも可能だ。

また、予定項目の色も選べるので、重要なものは赤、プライベートは青などと使い分けると、見た目にもわかりやすくなる。

予定を入れたい日時のマス目をクリックすると入力画面が開く。簡単な予定ならタイトルだけ入力して「作成」でいい。

「編集」を押すと、より細かな設定ができる。この画面で日時の変更も可能だ。予定の色分けも活用すると見やすくなる。

③Googleカレンダーの土日や祝日の欄に色をつけよう

Googleカレンダーの画面は、標準では白一色。これはこれでスッキリしているが、やはり、土日に色がついているほうが見やすいという人も多いだろう。

また、仕事の関係で平日が休みという人は、その曜日に色をつけることもできる。

これらの機能は、Googleのブラウザー「Chrome」の拡張機能で実現できる。そのため、この機能を使えるのは、「Chrome」でGoogleカレンダーを開いているときだけとなる。

まず、「Chrome」で「Chromeウェブストア」にアクセス。

検索欄に「G-calize」と入力し、結果が表示されたら、画面右上にある青い「+ CHROMEに追加」ボタンをクリック。Chromeに追加しよう。

そして、Googleカレンダーの画面を表示すると、土日の欄に色がついているはずだ。

「Chromeウェブストア」で「G-calize」を入手する。右上の「+CHROMEに追加」を押して、次の画面で承認するとGoogleカレンダーに適用される。

右上に追加された「G-calize」のアイコンを押すと、色などを設定する画面が開く。Googleカレンダーに戻ると、土日の欄に薄く色がついている。

平日に色をつけるには、「G-calize」のアイコンをクリックして設定画面を開き、希望する曜日の文字色と背景色をクリックして選べばいい。

土日の背景色を白にしたり、今日の色をつけないようにしたりすることもできる。

なお、元の設定に戻したいときは、画面左下の「デフォルトに戻す」を押せばいい。

④「マイカレンダー」で複数のカレンダーを使い分けよう

手帳や予定表を、仕事とプライベートで使い分けている人もいるだろう。Googleカレンダーは、そういった用途にも対応できる。

まず、画面左側の「マイカレンダー」から「新しいカレンダーの作成」を選んで、カレンダーを追加しよう。

追加したカレンダーは、別々にも使えるし、両方の予定を同時に表示することも可能。同時に表示してあると、家族のイベントと仕事の予定が重なりそうなときも、調整しやすいだろう。

自分用カレンダーの追加は、マイカレンダーから「新しいカレンダーの作成」を、他者のカレンダーを取り込むときは、「他のカレンダー」から「友だちのカレンダーを追加」をクリック。

また、ほかの人のカレンダーを取り込むことも可能。これは、「他のカレンダー」から「友だちのカレンダーを追加」をクリックすればいい。

例えば、夫婦でお互いの予定をオープンにしているとか、少人数のチームで仕事をしているようなときに便利だ。

なお、オマケ的だが、「他のカレンダー」の中の「おすすめカレンダーを検索」→「その他」の中には、特定地域の日の出と日の入り時刻を表示させる機能などもある。

もちろん、スマホでも、複数のカレンダーを切り替えて使ったり、予定を同時に表示したりできる。ただし、この場合は、それぞれのアカウントを一台のスマホに登録しておく必要がある。

スマホ版の設定画面。左上の3本線メニューを開き、各項目をタップすると、各カレンダーの表示/非表示を切り替えられる。

画面左上の3本線メニューを開いて下へスクロールすると、登録済みのアカウントが表示されるので、「予定」や「リマインダー」のチェックを付けたり外したりすればいい。

なお、カレンダーの共有をやめるときは、パソコンのGoogleカレンダーを開き、「マイカレンダー」か「他のカレンダー」の右にある「▼」から「設定」を開いて「登録解除」を行う。

⑤毎週、毎月などの繰り返しやってくる予定を登録する

予定の中には、定期的に繰り返されるものがある。

仕事なら定例会議や定期訪問、プライベートではスポーツクラブやボランティア活動、通院などもあるだろう。人によっては、こうした繰り返しの予定のほうが多いかもしれない。

もちろん、すべての予定を毎回入力してもいいのだが、Googleカレンダーには、繰り返しの予定を効率的に入力できる方法がある。

予定作成画面で「編集」を選ぶと、日時を指定する欄の下に「終日」と「繰り返し」という項目が出る。「繰り返し」にチェックを付けると、繰り返し予定の詳細設定画面が開く。

予定の「編集」画面で「繰り返し」にチェックを入れると、繰り返し設定の画面が出る。隔週などの細かな設定も可能だ。

最初は、繰り返しサイクルが「毎週」になっているが、ここは、「毎日」「平日」「毎月」などに変更できる。例えば、「毎週」を選んで、「繰り返す間隔」を「2週間」にすれば隔週になる。

さらに、「終了日」の設定を「なし」にすると、指定した間隔で永久に繰り返し表示される。終了日が未定の場合も、「なし」でいい。

また、終了日は回数でも指定でき、例えば、週に1回で全6回のセミナーなら「6回繰り返した後」と設定しよう。具体的な日付を入力すれば、終了日を直接指定することも可能だ。

例として、毎週火曜日に燃えるゴミ、金曜日に隔週で不燃ゴミを設定した。スポーツジムや趣味の予定を入力する際にも活用できる。

⑥Gmailのメールからカレンダーの予定を作成する

最後に、Googleアカウントを活用した連係ワザを紹介しよう。

今は、さまざまな予定の連絡がメールで届くことが多いが、Gmailに届いた予定なら、簡単な手順でGoogleカレンダーに組み込むことができる。

連係させるためには、Gmailもカレンダーも、同じGoogleアカウントでログインしていることが条件だ。

例えば、Gmailの本文を読んでいて、その内容をカレンダーに登録したいと思ったら、画面上部の「その他」を押して「予定を作成」を選ぼう。

Gmailに予定入りのメールが届いたら「その他」から「予定を作成」を選ぶ。Googleカレンダーの予定作成画面が開く。

すると、新しいタブでGoogleカレンダーの予定作成画面が開く。予定の名称として、メールの件名が自動的に入るので、わかりやすいように変更しておこう。

「日時」は、この操作を行った時刻から1時間となっているので、予定に合わせて変更する必要がある。

「説明」の欄には、メールの本文が自動的に入るほか、繰り返しや予定の色、通知時間などは必要に応じて設定するといいだろう。

予定作成画面で日時などを調整して「保存」を押すと、Googleカレンダーに予定として入力される。

そして最後に、画面上部の「保存」を押すと、予定としてカレンダーに書き込まれる。

予定の詳細を確認したいときは、その予定のタイトルをクリックすれば、予定作成画面が開いてメールの本文を読むことができる。

解説/下島 朗(エントラータ)

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