新型コロナウイルス拡大防止のため、4月7日に「緊急事態宣言」が発令されたことで、在宅勤務やテレワークを導入する企業がにわかに急増している。そこで急務となるのが、複数メンバーでビデオ通話ができる「Web会議(オンライン会議)」システムの導入だ。こうしたシステムは以前から多種多様にあるが、今回は特に初心者でも馴染みやすいもののみ厳選して紹介。いずれも日本語表示に対応しているほか、操作性もとっつきやすいので、ビジネスのみならず、仲間や知人など、プライベートのやり取りにもオススメだ。
Web会議システムはここが便利
「Web会議システム」最大のアドバンテージといえば、複数のメンバーと相手の顔を見ながらやり取りができる点に尽きるだろう。
電話やメール、チャットなどではなかなか伝えにく微妙なニュアンスでも、ビデオ通話を介して表情やジェスチャーを見せることでスムーズに意思伝達できる。
相手との意思疎通を図る上で、身振り手振りや顔色といった非言語コミュニケーションが果たす役割の重要性については言をまたないが、同等の効果を遠隔地にいながら期待できるのが、ほかならぬWeb会議システムというわけだ。
しかも、現実の会議と違って、場所的な縛りがないのも大きなメリット。参加者一同が社内の会議室などで膝を突き合わせる必要もないので、交通費等の金銭的コスト、さらには現地に赴くための移動時間等の時間的コストも節約できる。
Web会議システムというとビジネス一辺倒のツールと思いがちだが、プライベートな用途にも活用できる点も見逃せないメリットといえる。例えば、趣味のグループで雑談を楽しんだり、同窓生たちと旧交を温めたり、あるいは遠方の家族たちと団らんしたりと、使いみちはアイデア次第だ。
Web会議システムのおもなメリット
- 多人数相手に表情や身振り手振りを交えたビデオ通話ができる
- 現実の会議と比べて、金銭的・時間的コストを大幅に節約できる
- 資料などもファイル共有できるのでペーパーレス化に貢献できる
- 仲間や家族とのやり取りなど、プライベートでも活用できる
初心者がWeb会議システムを選ぶ際のポイント
「Web会議システム」という格式張った響きからして難しく感じるかもしれないが、実際にはそうややこしいものではない。基本的な使い方は、例えば「LINE」や「Skype」「ハングアウト」などのメッセージアプリの延長線上と考えていいだろう。
ただし、本格的な業務に対応するため、システムによっては非常に多くの機能を備えているものもある。機能が増えれば当然そのぶん操作も煩雑になるので、ビギナーにとっての難易度は上がる。とはいえ、あまりに低機能でも、Web会議システム本来の持ち味を発揮することはできない。
そこで本節では、初心者がWeb会議システムを使用するにあたって、必須となるポイントをまとめてみた。これらのポイントさえ押さえていれば、一般的な用途で不足を感じることはないはずだ。
・マルチデバイス対応
マルチデバイス対応なら、パソコンのほか、スマホでも利用可能。もちろん、スマホを使えば、パソコン環境がない出先などでもWeb会議に参加できる。
・チャット
テキストメッセージでやり取りができる。会話では流れてしまうような話題もしっかり記録しておき、いつでも見返すことが可能だ。
・ファイル共有(送信)
写真や文書などをグループで共有。会議用の資料などもスムーズに回覧できる。
・ブラウザー対応
専用アプリを使わず、ブラウザー経由でWeb会議にアクセスできる。例えば、ネットカフェや取引先などの共用パソコンからでもブラウザーさえ使えれば、Web会議に参加可能だ。
・最大参加人数
Web会議に参加可能なメンバー数。当然、多いほどいいが、一般的な会議なら50人程度もあれば十分だろう。
・画面共有
自分のパソコンやスマホの画面を通話画面に表示する。ブラウザー画面を始め、エクセルやワードなどで開いている文書をメンバーにちょっと見せたいときに便利だ。
・ホワイトボード
ビデオ会議に参加しているメンバーで使えるホワイトボード。手書きメモや文字を書き込むなど、リアルタイムで共同編集できる。言葉や文章で伝えにくいアイデアやイメージがあるときなどに、イラストや図などで直感的に示すことが可能だ。
・日本語対応
Web会議システムは海外メーカー製が多いこともあって、日本語表示に対応していないものもある。当然、初心者の場合は日本語が表示できるシステムを選んだほうがいい。
無料で使えるおすすめWeb会議システム
Web会議システムは多くの種類が存在しているが、初心者が利用するなら気軽に使える「無料」のサービスこそが最もふさわしい。そこで本節では、無料のWeb会議システムのなかでも特にオススメなものだけをピックアップしてみた。
下記に挙げた4つのシステムは、大きな機能差こそないが、特有の持ち味ともいうべきか、実際の使い勝手は思いのほか異なる。いずれも無料で使えるのでまずは気軽に試してみて、自分にあったものを使ってみるといいだろう。
Zoomミーティング
トップクラスの使いやすさを誇るWeb会議システム。相手がZoomアカウントがなくてもビデオ通話を行えるほか、マルチデバイスやファイル共有など、Web会議システムに必須の機能ももれなく搭載している。
通信品質も安定しており、モバイル回線でも高音質&高画質なビデオ通話を実現。スマホアプリからでも、ストレスなく参加者たちとコミュニケーションを図れる。
しかも、最大参加人数は無料プランでも100名と実に太っ腹。有料プランなら1000名まで同時接続できるので、不足を感じることないだろう。
●マルチデバイス対応:Windows/Mac/iOS/Android
●アカウントの要否:開催/必要、参加/不要
●チャット:○
●ファイル共有(送信):○
●ブラウザー対応:○
●最大参加人数:100人(無料時)、1000人(有料時)
●画面共有:○
URL https://zoom.us/
長所
・通話品質が安定している。
・インターフェイスがわかりやすい
短所
・無料プランでは、会議1回につき「40分」まで(1対1のミーティングを除く)
・ユーザー数の急増とともに、セキュリティ上のトラブルが多発
Skype meet now
世界的なシェアを誇る無料通話アプリ「Skype」が提供するWeb会議システム。アカウント不要で会議を開催可能なほか、パソコンからは専用アプリを使わずブラウザーからも利用できるなど、手軽さならトップクラスだ。
チャットや画面共有、ファイル送信など、Web会議システムに必須の機能ももれなく搭載。スマホ向けアプリは「Skype」と共通のため、Skypeアプリをインストールするだけで無料通話と会議のどちらもこなせる点も重宝する。
さらに、字幕機能を備えており、会議中の通話内容をリアルタイムでテキスト化することが可能。また、部屋の様子を見せたくないときなどに、背景をぼかして表示できる点も気が利いている。
●マルチデバイス対応:Windows/Mac/iOS/Android
●アカウントの要否:開催/不要、参加/不要
●チャット:○
●ファイル共有(送信):○
●ブラウザー対応:○
●最大参加人数:50人
●画面共有:○
URL https://www.skype.com/ja/free-conference-call/
長所
・アカウントなしでも会議に参加できる
・パソコンの場合は専用アプリがなくてもOK
・無料プランでも会議の制限時間はなし
短所
・通話品質はそこそこ
・手軽な反面、機能性が乏しい
Microsoft Teams
Windows10でおなじみ、マイクロソフト製のWeb会議システムで、「Office365」のツールのひとつとして提供。マルチデバイスにもしっかり対応しているので、iOSやAndroid、Macでも問題なく使える。
マイクロソフトが手掛けるサービスだけあって、オフィス文書との相性も抜群。Web会議中にパワーポイント文書を表示したり、オフィス文書の共同編集も行える。
なお、無料プランを利用するには、公式サイトでサインアップする際に「仕事向け」を必ず選択すること。「友人や家族向け」を選ぶと、「Skype」のインストールページに移動してしまうので注意しよう。
●マルチデバイス対応:Windows/Mac/iOS/Android
●アカウントの要否:開催/必要、参加/不要
●チャット:○
●ファイル共有(送信):○
●ブラウザー対応:○
●最大参加人数:300人(無料時)、無制限(有料時)
●画面共有:○
URL https://products.office.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
長所
・実績のあるOfiice365のツールのひとつなので、安心感がある
・オフィス文書の共同編集も可能
・無料プランでも会議の制限時間はなし
短所
・ゲスト参加の場合、チャットやホワイトボードなど、一部機能が利用できない
・多機能ゆえインターフェイスがやや煩雑
Cisco Webex Meetings
シンプルなインターフェイスを備えた使いやすいWeb会議システム。機能面については、ファイル共有やホワイトボード、チャットなど必須ツールはひと通り搭載。決して多機能ではないが、そのぶん操作性が複雑さがなく、ビギナーでも比較的扱いやすい。
さらに、専用クラウドに会議の録画映像を保存可能なほか、電話回線からも会議に参加できるなど、派手さはないが、ビジネス本位な実用性の高い機能を備えている点は好感が持てる。
また、会議に参加するだけなら、アカウントなしでアクセスできる点も重宝することうけあい。ちょっとした打ち合わせを始め、趣味の集いなど、手軽にビデオ会議を始めたい人にオススメだ。
●マルチデバイス対応:Windows/Mac/iOS/Android
●アカウントの要否:開催/必要、参加/不要
●チャット:○
●ファイル共有(送信):○
●ブラウザー対応:○
●最大参加人数:50人(無料時)、最大200人(有料時)
●画面共有:○
URL https://www.webex.com/ja/
長所
・無料プランでも電話回線から会議に参加できる(要通話料)
・Web会議の録画ファイルをクラウドに保存しておける(有料プラン)
短所
・無料プランでは、会議1回につき「40分」まで(1対1のミーティングを除く)
プライベートの利用だけならLINEやハングアウトもおすすめ
前節で挙げた4つのWeb会議システムは、ビジネス利用を前提としていることもあり、少しハードルが高いと感じる人もいるだろう。
もし利用するのがプライベートなやり取りだけというなら、無料通話サービスの「LINE」と「ハングアウト」がオススメだ。
実は、どちらのサービスも多人数のビデオ通話も問題なくこなせる。最大参加人数は、LINEが200人、ハングアウトは10人と、知人や家族など、プライベートなやり取りなら十分すぎるほどだ。
さらに、どちらもパソコンからも利用できる点も大きな魅力。気軽にグループ通話を楽しみたいときはスマホアプリ、腰を据えてじっくり会話したいときはパソコンからといった具合に、気分などによって使い分けもできる。
利用するにはアカウントが必須だが、どちらも世界屈指のサービスだけあって、相手もすでにアカウントを所有している場合がほとんどだろう。本格的なWeb会議システムに抵抗感がある人でも、使い慣れたLINEやハングアウトでなら、スムーズにビデオ通話に参加してもらえるはずだ。
LINE
国内トップシェアを誇る無料通話サービス。ビデオ通話は最大200人まで参加可能なほか、パソコン版アプリからは画面の共有も行える。
フィルターで画面を飾ったり、エフェクトで顔を加工したりなど、1対1のビデオ通話で使える機能も利用可能。仲間と気の置けないコミュニケーションを楽しむのうってつけだ。
●マルチデバイス対応:Windows/Mac/iOS/Android
●アカウントの要否:開催/必要、参加/必要
●チャット:○
●ファイル共有(送信):○
●ブラウザー対応:×
●最大参加人数:200人
●画面共有:○
URL https://line.me/ja/
Googleハングアウト
Google提供の無料通話サービス。ビデオ通話の最大参加人数は10名とやや少なめだが、プライベートなやり取りなら特に不足を感じることはないはずだろう。
さらにパソコンでは、専用アプリなしでブラウザーから利用できる点も見逃せないポイント。パソコンを利用できる環境なら、気軽にビデオ通話を利用することが可能だ。
●マルチデバイス対応:Windows/Mac/iOS/Android
●アカウントの要否:開催/必要、参加/必要
●チャット:○
●ファイル共有(送信):○
●ブラウザー対応:○
●最大参加人数:10人
●画面共有:○
URL https://hangouts.google.com/
まとめ
新型コロナウイルス感染拡大を防止するため、企業でのテレワーク導入が進んだこともあり、今後はWeb会議システムの普及にいっそう弾みがつくと考えられる。勤め先によっては利用するWeb会議システムが指定される場合も多いだろうが、それを座して待つのはなんとももったいない。
望む望まないにかかわらず、今後のビジネスシーンではビデオ会議のプレゼン能力が高く評価されることはまず間違いない。それゆえ、オフィスやメールなどと同様、Web会議システムも必須のビジネススキルとして身につける必要が出てくる。
今回、取り上げたWeb会議システムはいずれも企業での採用事例も非常に多く、個人でも使える無料プランも提供されているので、トレーニング感覚でチャレンジするのにも最適だ。操作にある程度慣れたら、プライベートのやり取りなどにも積極的に活用してみるといいだろう。
