ワードの文書を複数の人数で共有するときやメールに添付したい場合は「PDF」に変換した方がいい。メニューバーの「ファイル」→「エクスポート」を開き、「PDF/XPSドキュメントの作成」を選択。必要に応じてファイル名を指定し、ファイルの種類(PDF)を確認し「発行」するだけだ。

Word王道
ワードのファイルをPDFに変換して配布する

メールに添付できるし資料の共有にも有効

ワードの文書をPDFに変換すると、ワードが入っていないパソコンやスマホでも内容を見ることができる。また、基本的に再編集できないので改変されるリスクが減る。

変換方法は、ワードのバージョンや使用中のパソコンの中にある他社アプリの状況によって数パターンある。

ここでは標準的な「エクスポート」から作成する方法を紹介しているが、「名前を付けて保存」か「コピーを保存」の画面を開いてファイル形式を「PDF」にしてもいい。

パソコンにアドビ社のソフトが入っていると、メニューに「Adobe PDFを作成」が出ることがある。この場合は、これを選ぶと速くて簡単だ。

「ファイル」→「エクスポート」を開き、「PDF/XPSドキュメントの作成」を選択。右側のボタンを押す。

画像: ❶ 「ファイル」→「エクスポート」を開き、「PDF/XPSドキュメントの作成」を選択。右側のボタンを押す。

「発行」する前に「オプション」を押すと、ページ範囲の指定やパスワード設定も可能。

画像: ❷ 「発行」する前に「オプション」を押すと、ページ範囲の指定やパスワード設定も可能。

必要に応じてファイル名を指定し、ファイルの種類(PDF)を確認して「発行」。

画像: ❸ 必要に応じてファイル名を指定し、ファイルの種類(PDF)を確認して「発行」。

■解説/下島 朗 [エントラータ]

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