「Zoom」は、会議の録画や画面共有が可能。無料プランでは3名以上での利用が40分に制限されるが、Windows、Mac OS、iOS、Androidでの利用が可能だからうれしい。オンラインでミーティングやセミナーを開催するためのアプリ。全世界で100万以上の企業に導入されている。

注目アプリZoom

利用者急増! スムーズにやり取りができる軽快さとバーチャル背景が人気

「Zoom」は、パソコンやスマホを使って、オンラインでミーティングやセミナーを開催するためのアプリ。全世界で100万以上の企業に導入されており、最近では飲み会や語学などのレッスンといったプライベートな場面でも幅広く使われている。
Windows、Mac OS、iOS、Androidでの利用が可能で、パソコンやスマホ、タブレットのいずれでも使える。

プライベートな場面でも幅広く使われる

オンラインミーティングで使える便利な機能としては、録画機能、画面共有機能が挙げられる。また、大人数でミーティングをしているときに、メンバーをいくつかのグループに分ける「ブレイクアウトルーム機能」もあるなど、ビジネスシーンで役立つ機能も好評だ。
無料プランの場合、1対1の会話では通話時間に制限がないが、3人以上になると40分の時間制限がある。時間を気にせず利用したいなら有料プランに加入しよう。

最初にアカウントの作成が必要

Zoomは、自分がミーティングの主催者になる場合は、アカウントの作成が必要だが、ほかの人が主催するミーティングに参加するだけなら作成しなくてもいい。

アカウントを作成するには、公式ホームページを開き、メールアドレスと生年月日を入力する。入力したメールアドレスあてに「Zoomアカウントをアクティベートしてください」というメールが届くので、メールに書かれた「アクティブなアカウント」というボタンをクリックしてメールアドレスを認証しよう。認証が完了するとサインインのための画面が表示されるので、ここでパスワードを設定してテストミーティングへと移る。このときZoomアプリのインストールが行える。

●メールアドレスでの認証が必要

❶公式ホームページを開き、メールアドレスを入力する。入力し終えたら「サインアップは無料です」をクリック。

❷メールアドレスの認証を終えたら、氏名と任意のパスワードを設定する。設定したパスワードは忘れないようにメモしておこう。

スマホへアプリをインストールしよう

スマホでZoomを利用するには、アプリのインストールが必要だ。iPhoneの場合は「App Store」、Androidの場合は「Playストア」からインストールしよう。

アプリを起動すると、ミーティングの参加画面が表示される。パソコンでアカウントを作成済みなら、「サインイン」をタップして、パソコンと同じアカウントでサインインする。アカウントを新規作成する場合は「サインアップ」をタップして手続きをしよう。

●スマホへの導入手順

❶「Zoom」で検索して、「ZOOM Cloud Meetings」をインストールする。類似アプリも存在するので注意しよう。

❷アプリを起動して、サインインするとホーム画面が表示される。スマホでも新規アカウントの作成が可能。

新規ミーティングを開催しよう

Zoomで会議をするには、まず、ミーティングルームを作成する。パソコンの場合は、アプリを起動し、「新規ミーティング」をクリックしよう。

ミーティングルームが作成されると、画面上に自分の顔が映る。参加者にミーティングルームのURLを伝えるには、画面下部の「参加者」をクリックし、参加者一覧で「招待」をクリック。
招待方法は2種類あり、メールを送信する方法と、招待リンクをコピーする方法だ。

●ミーティングルームに招待しよう

パソコン版
「新規ミーティング」をクリック。自分1人でのミーティングルームが作成されたら「参加者」→「招待」で参加者を追加しよう。

スマホの場合は、「新規ミーティング」をタップすると「ミーティングの開始」画面が表示される。「ビデオオン」をオンにして、「ミーティングの開始」をタップするとミーティングルームが作成される。友達を招待するには、「参加者」をタップして「招待」をタップ。メール、メッセージ、招待リンクのコピーなどでURLを伝える。

スマホ版
「新規ミーティング」をタップし、次の画面で「ミーティングの開始」をタップすると、ミーティングルームが作成される。

URLを伝えられた参加者は、そのURLリンクから待合室に入ることができる。主催者が待合室に現れた人を確認して、「許可する」をタップすれば、ミーティングルームに入室できる。

参加者が入室すると、人数に応じて画面が分割され、顔が並ぶ。これで会議を始められる。もし、自分の顔が映っていなかったり、声がほかの人に届いていなかったりする場合は、画面下部の「ビデオの停止」や「ミュート」がオフになっていないか確認しよう。

ミーティングをレコーディングしよう

Zoomには、ミーティングの映像や音声をパソコンやスマホでレコーディングできる機能がある。ただし、スマホでのレコーディングは有料プランでしか利用することができない。

レコーディングするには、会議中に画面下部の「レコーディング」をクリックする。開始すると「録音を一時停止/停止」というアイコンに切り替わり、画面左上に「レコーディング」と表示される。終了するには、「停止」アイコンをクリックしよう。停止すると同時に、ファイルが作成される。設定を変更すれば、主催者以外もレコーディングできる。

無料プランでは、録画したデータはパソコン内に保存される仕様。詳細な保存場所は、トップ画面の「設定」から確認でき、保存場所を変更することもできる。有料プランの場合はクラウド上にデータを保存できるようになっており、保存したデータをブラウザー上で確認したり、URLで動画を共有できたりと、利便性が高い。

●レコーディングの開始と停止

画面下部の「レコーディング」をクリックすると、レコーディングが開始する。終了するには「停止」をクリック。

●レコーディングの保存先を設定

保存先を変更するには、トップ画面の「設定」をクリックし、「レコーディング」を選択。「レコーディングの保存場所」を変更する。

バーチャル背景を設定してみよう

Zoomには、自分の背景に画像を合成する「バーチャル背景」機能がある。自宅の部屋を映さずに済むので、ビジネス利用はもちろん、プライベートでのオンライン飲み会などでも人気の機能だ。

最近は映画やアニメの制作会社や家具メーカーなど、さまざまな企業がZoomで使える背景を無料で提供しているので、飲み会中に背景を変えて遊ぶこともできる。

バーチャル背景を使ううえでの注意点はいくつかあるが、背景と同じ色の服を着ないなど、できるだけ人物と背景の違いを明確にすることを意識すればいい。グリーンバックが効果的ともいわれるが、実際はそこまで気にする必要はない。ただし、OSが古いなど、条件を満たさないパソコンでは利用できないこともある。

背景を設定するには、通話中に画面下部の「ビデオの停止」のメニュー内で「バーチャル背景を選択」をクリックし、好みの画像を選ぶだけ、好みの画像を自分で追加する際も、ここから行う。

●背景にする画像を選択する

通話中に画面下部の「ビデオの停止」の右にある「∧」をクリックし、表示されたメニューから「バーチャル背景を選択」をクリック。

背景にしたい画像を選ぶとプレビューが表示される。自分で好みの背景画像を追加するには「+」をタップしてファイルを選択しよう。

画面やウインドウを共有してみよう

作成した資料などをミーティングの参加者に見せる際は、画面共有機能を使うといい。また、同じウエブサイトを見ながら話したいときなどにも便利。共有方法はシンプルで、まずは共有したいファイルやウエブサイトを表示する。続いて、画面下にある「画面を共有」をクリックし、どの画面を共有するかを選択したら、「画面の共有」をクリックする。

画面の共有中は参加者の画面が小さく表示され、共有されている画面がメインで表示される。共有を終了するには、画面上部の「共有の停止」をクリックしよう。

初期設定では、誰かが画面を共有していると、ほかの人は共有できない。設定を変更するには、「画面を共有」のメニューを開き、「複数の参加者が同時に共有可能」をクリックする。こうすることで、参加者どうしで画面を共有し合えるが、1画面では情報量が多くて見づらくなる。パソコンにディスプレイを複数つなぐなどの環境の工夫が必要だろう。

●ウェブサイトを共有してみた

パソコン版
「画面を共有」をクリックして「特選街」のウェブサイトを共有しているところ。参加者の画面は右のほうに小さく表示される。

スマホ版
スマホの場合は、スマホ内の写真や各種クラウドサービスなど、何を共有するかの選択画面が表示される。「画面」を選択すると、スマホで表示中の画面が共有される。

セキュリティを高める設定をしよう

Zoomを安全に使ううえで意識したいのが、第三者をミーティングに参加させないことだ。

知らない人が参加してこないようにするには、参加者全員を確認したら、「ミーティングのロック」をオンにしよう。こうすれば新たな参加者は入れず、すでに参加しているメンバーでミーティングが行える。以後、新規出席者を参加させるときには、ロックを解除すればいい。

セキュリティ面では、画面共有に関する設定にも注意が必要。通話中に「画面を共有」のメニューを開き、共有できる参加者は何名か、誰が共有できるのかといった項目を確認しておこう。

少人数での利用時はさほど心配する必要はないが、「Zoom爆弾」のように、オンラインミーティングを妨害する人がいるかもしれない大人数での会合では、一人だけが画面を共有できるように設定しておいたほうが安心だ。もちろん、主催者のみが共有できる設定にしてもいいだろう。

●ミーティングをロックする

通話中に「セキュリティ」をクリックすると、「ミーティングのロック」を有効にできる。ロックすれば、新たな参加者が入れない。

●画面共有の設定にも注意

「画面を共有」のメニューを開くと、共有できる人を選択できる。「ホストのみ」にしておけば、第三者が共有してくる心配はない。

※価格は記事作成時のものです。

解説/今西絢美(ライター)、友納一樹(ライター)