パソコンの大画面を駆使して、効率的にスケジュールを管理できるPC版「Googleカレンダー」を愛用している人はきっと多いはず。しかし、あまりに多機能ゆえ、すべての使い方を理解するのは非常に骨が折れる。そこで今回は、表示スタイルの変更や共有カレンダーの作成方法など、Googleカレンダーで特に便利な「定番」機能に絞って解説する。これだけ知っておけばビギナーなら十分なはずだ。【2019年4月6日更新】
カレンダーの表示スタイルを変更してみよう
Googleカレンダーにアクセスすると、まず表示されるのがおなじみ「月」単位のカレンダー表だ。2018年3月頃に実施されたリニューアルにより、インターフェイスがスッキリと整理されたほか、日付の表示も大きくなって見やすさも大きく改善されている。
この月カレンダーだけでスケジュールを管理している人も多いだろうが、それではGoogleカレンダーの真価を発揮しているとは言い難い。なぜなら、月単位のほか、週や1日単位など、多彩な表示スタイルに簡単に変更することができる点が、紙の手帳にはないGoogleカレンダーならではのアドバンテージの一つといえるからだ。
例えば、数ヶ月先の予定などは、つい見逃してしまいがちだが、そんなときはGoogleカレンダーの表示スタイルを「スケジュール」に変更すれば、予定だけをリストアップしてくれる。先々のスケジュールももれなく把握できるので、予定を忘れる手痛いミスも防げるはずだ。
また、予定が立て込んでいるときは、Googleカレンダーの表示スタイルを1日単位に切り替えるのがオススメ。1時間区切りのグリッドで予定を詳細に把握できるので、能率的にスケジュールをこなしていける。
このように、表示スタイルの変更は初歩的なテクニックではあるものの、スケジュール管理を効率的に進めるうえで欠かせない機能といえる。使い方を覚えておいてソンはないはずだ。
マウス操作で表示スタイルを切り替える
画面右上にあるプルダウンメニューには、適用中の表示スタイルが表示されている。ほかの形式に変更したい場合は、ここをクリックしよう。
プルダウンメニューを開くと、「日・週・月・年・スケジュール・4日」のスタイルが表示される。
「日」を選ぶと、1時間区切りのグリッドで1日単位のスケジュールを表示してくれる。
「週」を選ぶと、1週間分のスケジュールを1時間単位のグリッドで表示してくれる。
「月」を選ぶと、月カレンダー形式に切り替わる。デフォルトの表示スタイルでもあるので、もっとも馴染み深いはずだろう。
「年」を選ぶと、1～12月の年間カレンダーを表示してくれる。日付をクリックするとその日の予定を表示してくれるほか、ダブルクリックで月カレンダー形式に切り替えてくれる。
「スケジュール」を選ぶと、予定がある日だけを一覧表示してくれる。
「4日」では、指定した日付を含む4日分のスケジュールを1時間区切りのグリッドで表示してくれる。日付の指定は、サイドメニューにあるコンパクトサイズの「月カレンダー」から行うことが可能だ。
表示スタイルをキー操作で切り替える
プルダウンメニューから表示スタイルを切り替えるのが面倒というなら、キーボードを使ったショートカットキーを利用するといい。これなら文字どおりワンタッチで表示スタイルを即座に変更することが可能だ。
ショートカットキー一覧
| 表示スタイル | ショートカットキー |
| 日 | D |
| 週 | W |
| 月 | M |
| 年 | Y |
| スケジュール | A |
| 4日 | X |
入力方法を工夫すれば、少ない手間でサクサク入力!
スケジュール管理を長続きさせるポイントは、なによりこまめに予定を登録し続けることだろう。なんらかの予定が入力されてさえいれば、自然とGoogleカレンダーを利用する機会も増えていき、さらに予定を登録して……といった具合にプラスの相乗効果により、スケジュール管理もいっそう捗っていくはずだ。
とはいえ、定例会議や習い事など、定期的な予定までも生真面目に一つずつ登録していく必要はない。こうした定例スケジュールの場合は、「繰り返し」の設定を利用しよう。
繰り返しを設定した予定は、毎日や毎週など、一定の周期で先々のスケジュールまで自動登録してくれる。つまり、いったん予定を作成すれば済むので、入力の手間を大幅に減らすことができるというわけだ。
「繰り返し」の設定方法
日付をクリックして予定の作成ウィンドウを表示。「その他のオプション」をクリックしよう。
予定の作成画面が表示されたら、まずタイトルや日時、通知など、基本的な項目を設定。入力が済んだら「繰り返さない」をクリックしよう。
プルダウンメニューから繰り返しの周期を選択しよう。デフォルトで用意されている「毎日・毎週・毎月・毎年・毎週平日」の5種類で事が足りるのなら、この中から周期を選べばOKだ。もし、希望の周期がないときは「カスタム」をクリック。
カスタムでは、繰り返しの周期を緻密に設定可能。「日・週・月・年」の各単位から任意の周期を選べるほか、終了日や繰り返しの回数も指定可能。設定が済んだら、右下の「完了」をクリック。
繰り返しが適用されると、「繰り返さない」の項目が設定した周期に切り替わる。あとは画面右上の「保存」をクリックして予定が登録すればOKだ。
「繰り返し」の予定を削除する
まず削除したい繰り返しの予定を選択。詳細情報が表示されたら、上部のゴミ箱アイコンをクリックする。
「定期的な予定の削除」ウィンドウから削除方法を選択。「この予定」では選択した予定のみ、「これ以降のすべての予定」では以降の繰り返し予定すべてが削除される。
一方、「すべての予定」では、選択した繰り返しの予定が全消去される。先の予定はもちろん、すでに終わった予定もすべて削除されてしまうので注意しよう。削除方法を選択したら、OKボタンをクリック。これで変更内容が適用される。
PCでもiPhoneでも同じスケジュールを見られる!
Googleのサービスの例に漏れず、Googleカレンダーもクラウドを経由して様々な端末から同じスケジュールデータにアクセスできる。こうした「マルチデバイス」にしっかり対応する点も、Googleカレンダーが多くのユーザーから熱狂的に支持される理由の一つだといえる。
対応する端末は、WindowsやMacintoshなどのパソコンのほか、iOSとAndroid端末といったスマートフォン&タブレットも当然含まれている。こうした複数の端末で同じカレンダーをいつでも利用できるので、出先や仕事場、自宅などで、好きなときにスケジュールを管理することが可能だ。
例えば、パソコンの使用中にメールで打ち合わせの連絡が来たら、まず「Googleカレンダー」ですかさず予定を入力。後日、打ち合わせの最中に次の日程が決まったら、今度はスマホの「Googleカレンダー」アプリで予定を登録しておく。
あとは自宅に帰ったら、明日以降の予定をiPadでリラックスしながら確認する──こうしたスマートなスケジュール管理ができるのも、マルチデバイス対応のGoogleカレンダーならではといえるだろう。
どの端末でも同じスケジュールを確認できる
PC版Googleカレンダーのスケジュール画面。新たな予定を登録するとクラウドにも即座に反映される。当然、スマホ版Googleカレンダーアプリでもまったく同じスケジュールを利用可能だ。
スマホ版Googleカレンダーアプリの画面。ご覧のとおり、スケジュールの内容はPC版とまったく同じ。出先ではスマホで予定をざっくり登録しておき、あとで落ち着いた場所でパソコンから内容をしっかり清書するのもアリだろう。
「通知」で大事な予定を事前に知らせてもらう
大事な予定を忘れないためには、「通知」をしっかり設定しておくのが何よりも肝要。通知はパソコンだけでなく、スマホにも出せるほか、メールでも受け取ることができる。
ありがたいことにGoogleカレンダーでは終日の予定を除き、デフォルトで「10分前」の通知が自動登録されるようになっているが、予定の内容によってはこのタイミングでは間に合わないことも多いはず。基本的には、移動時間や準備、不測の事態に備えての猶予なども考慮して、早めの通知を心がけたほうがいいだろう。
「通知」を設定する
まず予定の作成ウィンドウにある「その他のオプション」をクリック。
通知はベル型アイコンの項目から設定可能。終日の予定を除いて、デフォルトでは10分前の通知が有効になっている。内容を変更する場合はまず「分・時間・日・週」から単位を選んでから、希望するタイミングを数字で入力する。
リマインダーとしてメールの通知を利用する場合は、「通知」の項目をクリックしてメニューから「メール」を選択。あとは、通知と同じ手順でメール送信のタイミングを指定すればいい。
「通知を追加」からは、通知の回数を最大5件まで増やすことが可能だ。重要な予定の場合は、通知の回数を増やして見逃さないようにするといいだろう。
通知の設定が完了したら、あとはタイトルや日時などの記入漏れがないか確認して、画面右上の「保存」をクリックすれば登録完了だ。
Windows10標準の「カレンダーアプリ」でGoogleカレンダーを使う
Windowsユーザーの場合、10標準のカレンダーアプリを愛用している人もいるだろうが、さらにGoogleカレンダーも併用していると、どうしても予定の見逃しや重複などのリスクが出てくる。
そんなときは、10のカレンダーアプリに「Googleカレンダー」の予定も一緒に表示させるように設定するといい。これで2種類のスケジュールを一画面上で管理できるようになるので、10のカレンダーアプリとGoogleカレンダーをいちいち見比べる必要もなくなる。
異なるカレンダーをひとつにまとめると、それぞれの予定の見分けがつかなくなると心配する人もいるかもしれないが、その点は問題ない。10のカレンダーアプリとGoogleカレンダーには、別々のカラーが設定されるので、ひと目でどちらか把握できる。
10の「カレンダーアプリ」にGoogleカレンダーの予定を表示させる
10のカレンダーアプリ画面左下の設定アイコンをクリック。
設定から「アカウントの管理」を選択。
「+アカウントの追加」をクリック。
「アカウントの追加」ウィンドウの「Google」をクリック。
Googleカレンダーで利用しているGoogleアカウントのメールアドレスを入力し、「次へ」をクリック。
Googleアカウントのパスワードを入力して「次へ」をクリック。
Googleアカウントのリクエストでは「許可」をクリック。
Gmail経由のメール送信時に利用する名前を入力し、「サインイン」をクリック。
「すべて完了しました」と表示されたら、「完了」をクリックして画面を閉じよう。
Googleカレンダーの予定を確認する
Googleカレンダーの設定が完了すると、即座にスケジュール画面にもその内容が反映される。
Googleカレンダーの予定は、10のカレンダーアプリとは異なるカラーが設定される。カラーの内容は、サイドメニューの「Gmail」の欄から確認可能だ。
Googleカレンダーの予定を非表示にしたいときは、サイドメニューのGmailの欄から各カレンダーの項目をオフにすればOKだ。
予定のカラーを変更したい場合は、まず目的のカレンダーにマウスカーソルを重ねて、カレンダー項目右端の「V」をクリック。これでカラーパレットが表示されるので、あとは好みの色を選べばいい。
Googleカレンダーの予定を知り合いと共有しよう
仕事や家族、趣味の集まりなど、目的を同じくするメンバーとGoogleカレンダーを共有すれば、予定の管理も捗ることうけあいだ。
もっとも、カレンダーの共有というと、自分のプライベートな予定まで包み隠ず見られてしまうのでは、と思うかもしれないが、基本的にはそうした心配はない。
確かに、Googleカレンダーでは自分の予定を相手とすべて共有することも可能ではあるが、きちんと設定さえすれば、相手に見られなくない予定を勝手に見られたりすることはない。
そこで重要となってくるのが、「新しいカレンダー」の作成。Googleカレンダーには複数のカレンダーを作成できる機能が備わっており、これを利用すればメインの予定とは別に、共有専用のカレンダーも用意できる。相手と共有するのは、この「新しいカレンダー」だけにしておけば、普段使っているメインのカレンダーは、引き続き自分だけで利用できるというわけだ。
このように、共有を利用するには「カレンダーの追加」と「共有の設定」という2つの作業が必要となる。ビギナーの場合、少々ハードルが高いと感じるかもしれないが、以下の手順に沿って操作を進めていけば難しいことはないはずなので、ぜひともチャレンジしてほしい。
共有カレンダーを設定する
まず画面右上の設定メニューから「設定」をクリック。
サイドメニューから「カレンダーを追加」→「新しいカレンダーを作成」を選択。
新しいカレンダーの作成画面が開いたら「名前」と「説明」を入力する。基本的に「名前」にはカレンダーの内容を端的に示すタイトルを、「説明」は入力は任意だが、共有する相手のことも考慮してできる限り具体的な内容を記述したほうがいいだろう。
入力が終わったら「カレンダーを作成」をクリック。これで新しいカレンダーが作成される。
続いて、このまま設定画面からカレンダーの共有を設定していく。サイドメニューにある「マイカレンダーの設定」から、先ほど作成したカレンダー(ここでは「アウトドアの集い」)をクリックする。
カレンダーの設定画面を下にスクロールさせて、「特定のユーザーとの共有」の「+ユーザーを追加」をクリック。
「特定ユーザーとの共有」ウィンドウが開いたら、作成したカレンダーを共有したい相手のメールアドレスを入力する。
「権限」の設定では、相手と予定を共同編集したいなら「予定の変更権限」、単に予定を見てもらうだけなら「閲覧権限」を選べばいいだろう。
最後に「送信」をクリックすると、相手に共有カレンダーへの招待メールが送られる。なお、この時点で相手のGoogleカレンダーには、すでに共有カレンダーが表示された状態になっている。
共有カレンダーに予定を登録する際は、必ず保存先として共有カレンダーを選ぶようにしよう。メインのカレンダーに予定を入れても、当然ながら共有相手からは見られないので注意。
◆篠原義夫(フリーライター)
パソコン雑誌や家電情報誌の編集スタッフを経て、フリーライターとして独立。専門分野はパソコンやスマホ、タブレットなどのデジタル家電が中心で、初心者にも分かりやすい記事をモットーに執筆活動を展開中。
