❶スッキリ感がアップし、予定の編集もしやすくなった!

「Googleカレンダー」は、以前からシンプルなデザインで使いやすかったが、最近、よりスッキリと見やすくなって機能が強化された。

新機能は、管理者が会議室の詳細情報を付加したり、ほかのユーザーのカレンダーと統合したりなど、主にビジネス向けの機能が中心。

仕事に役立つ機能が強化された

画像: 好みはあると思うが、まず見た目がスッキリして、日にち表示が大きくなって見やすくなった。また、これまでオプションだった土日に色がついている。予定をクリックすれば詳細が見られるし、もちろん編集も可能だ。

好みはあると思うが、まず見た目がスッキリして、日にち表示が大きくなって見やすくなった。また、これまでオプションだった土日に色がついている。予定をクリックすれば詳細が見られるし、もちろん編集も可能だ。

そのほか、これまでオプションだった機能がいくつか標準化されている。

パソコン版は年表示ができるようになり、日付を2回クリックすると月表示に変わる。

❷入力方法を工夫すれば、少ない手間でサクサク入力!

スケジュール管理のポイントは、小まめにサッと予定を入力することだ。予定が入力されていれば、自然と画面を開いて確認する機会が増える。

手間を減らすコツは、「繰り返し」の設定を上手に使うこと。

例えば、定例会議や習い事など、定期的に発生する予定の入力が一度で済むわけだ。

効率よく入力するのが肝要

画像: 予定を入れたい日付をクリックすれば、すぐに入力できる。日時も自動的に記入される。

予定を入れたい日付をクリックすれば、すぐに入力できる。日時も自動的に記入される。

「カスタムの繰り返し」を使うと、月1回で全6回といった予定にも対応可能。

旅行などの場合は、出発日から帰宅日までを一つの予定にしたほうがいいだろう。

画像: 「その他のオプション」を開いて詳細を入力。特に「繰り返し」の設定が時間短縮のカギだ。

「その他のオプション」を開いて詳細を入力。特に「繰り返し」の設定が時間短縮のカギだ。

また、各予定は、内容に応じて色を決めておくと見やすい。

例えば、仕事は赤、家族との約束は緑、趣味は青などと決めておくと、感覚的に把握できる。

❸いつでもどこでもどの端末でも、同じ予定を見られる!

パソコンの使用中に、メールで打ち合わせの連絡が来たので、まず、「Googleカレンダー」にパソコンから予定を入力する。

そして、打ち合わせのとき、次の日程を決めるために仕事用のスマホで「Googleカレンダー」を開いて予定を確認する。

打ち合わせの帰りには、私物のiPhoneで次の予定の詳細を入力。

自宅に帰ったら、それをiPadなどのタブレットで見る。

同じGoogleアカウントでログインしていると、こんな使い方が可能になる。

どの端末でも予定が確認可能

画像: 表示を「月」に変えてみた。いつ予定が空いているかは、このほうが把握しやすい。

表示を「月」に変えてみた。いつ予定が空いているかは、このほうが把握しやすい。

一度入力を済ませておけば、いつでもどこでも、どの端末でも詳細をすぐに確認することができるわけだ。

画像: 同じ月の予定をスマホで開いた。画面をタップすれば、ここからも予定を入力できる。

同じ月の予定をスマホで開いた。画面をタップすれば、ここからも予定を入力できる。

さまざまな機器で同じ予定を閲覧し管理できるのは、「Googleカレンダー」ならではの便利さといえる。

アカウントの管理に注意すれば、共用のパソコンでも、予定の確認や追加が可能だ。

❹「通知の設定」で大事な予定を知らせてもらう!

スケジュール管理の目的の一つは、予定を忘れたり、遅れたりしないようにすること。

とはいえ、見落としはある。その対策として、「カレンダー」には予定日時が近づくと知らせてくれる機能がある。

通知は、パソコンやスマホの画面に出るほか、メールで受け取ることもできる。

通知の時間も、数日前から数時間前、数分前まで細かく設定できて、何度も繰り返し受け取ることが可能。

例えば、資料の提出なら、期限の3日前、前日、1時間前といった具合に設定できる。

また、外出の予定なら、行き先までの所要時間に応じて設定を変えておけば、遅刻を予防できるだろう。

予定時間が近づくと通知が届く

画像: 「予定の詳細」画面で「通知を追加」を押す。複数回の通知やメールによる通知も可能。

「予定の詳細」画面で「通知を追加」を押す。複数回の通知やメールによる通知も可能。

画像: パソコンは、画面右下に通知が表示される。

パソコンは、画面右下に通知が表示される。

画像: スマホは、通知エリアや音で知らせてくれる。

スマホは、通知エリアや音で知らせてくれる。

❺Windows10のカレンダーに予定を取り込む

「Googleカレンダー」の便利さはわかったものの、すでにWindows10のカレンダーを利用している人もいるだろう。

あるいは、会社のパソコンではWindows版のカレンダーしか使えないケースもある。

そんなときは、Windows10のカレンダーと「Googleカレンダー」を同期させるといい。

具体的には、「Googleカレンダー」に入力した予定をWindows版カレンダーに統合する。

読み込んだ予定は、色がつくので区別できるし、予定の変更や修正も可能だ。

なお、Macのカレンダーにも同様に「Googleカレンダー」の内容を読み込む機能が用意されている。

Windows10に取り込む

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画像: 左下の歯車を押して、画面右の「アカウントの管理」からGoogleのアカウントを追加する。

左下の歯車を押して、画面右の「アカウントの管理」からGoogleのアカウントを追加する。

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画像: 「Googleカレンダー」の内容がWindows10カレンダーに取り込まれた。予定の編集も可能。

「Googleカレンダー」の内容がWindows10カレンダーに取り込まれた。予定の編集も可能。

❻「Googleカレンダー」の予定をiPhoneで管理する

iPhoneやiPadに「Googleカレンダー」のアプリを入れれば、そのまま「Googleカレンダー」を使うことができる。

パソコンやAndroidスマホとの同期も自動的に実行される。

とはいえ、すでにiPhoneに標準装備された「カレンダー」アプリを使っている人もいるだろう。

この場合は、iPhoneのカレンダーに「Googleカレンダー」の予定を読み込んで統合しよう。

仕事の予定は「Googleカレンダー」で管理していて、個人ではiPhoneを使っているといった場合に役立つ。

予定の一覧性はやや低下するものの、入力されている予定の編集も可能だ。

予定をiPhoneと同期

画像: iPhoneの「設定」→「アカウントとパスワード」→「アカウントを追加」→「Google」でGoogleアカウントを登録する。

iPhoneの「設定」→「アカウントとパスワード」→「アカウントを追加」→「Google」でGoogleアカウントを登録する。

画像: iPhoneのカレンダーから「カレンダー」の項目をタップすると、読み込み可能なカレンダーのリストが表示されるので、登録したアカウントを選択しよう。

iPhoneのカレンダーから「カレンダー」の項目をタップすると、読み込み可能なカレンダーのリストが表示されるので、登録したアカウントを選択しよう。

解説/下島 朗(エントラータ)

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