ここでは、超定番のGmailの使える機能を9つ解説していく。例えば、2021年5月から添付画像を直接Googleフォトに保存できるようになった。方法は、該当メールを開いて添付画像にカーソルを合わせ、「フォトにコピーを保存」をクリックするだけ。ほかにも知っておくといい機能がたくさんある。
ahamo、povo、LINEMOにもiPhoneにも最適!
2021年3月からスタートした、大手携帯キャリアのahamo(アハモ)やpоvо(ポヴォ)、LINEMO(ラインモ)といった新料金プラン。月額料金が割安で5Gにも対応するなど魅力が多いが、キャリアメールが利用できないというデメリットもある。
そういった新プラン利用者におすすめのメールサービスが、Gmailだ。端末の種類やOSにかかわらず無料で利用できるため、キャリアメールが使えない新プランや格安SIM(シム)ユーザーの心強い味方となる。もちろん、iPhoneでも利用できる。
加えて、Googleのビデオ会議ツールとの切り替えを円滑に行えたり、自動で判断した重要度の高いメールを優先的に表示させたりといった利便性の高さも魅力だ。
●同じアカウントをスマホ、パソコンなど複数端末で利用可能
端末やキャリアを乗り替えても利用できるGmailは、メインのメールとして使うのにも便利。ただし、iPhoneの場合は、「AppStore」からアプリをインストールする必要がある。
複数の端末やアカウントを自在に切り替えて利用できるのもメリット。下の写真はパソコン版。
無駄な通知が多すぎる場合は重要なメールだけを通知可能!
受信するメールが多いとそのぶん通知も増え、作業に集中できなくなる。かといって、まったく無視すると重要なメールを見落とす可能性がある。そんなときは、受信通知を重要なメールのみに限定する機能が便利だ。Gmailが独自に「優先度が高い」と判断したメールを受信したときのみ、ポップアップ通知が届くようになる。無駄な通知が抑えられ、大切なメールに気づきやすくなる。
パソコンの場合は「すべての設定」で「メール通知(重要)ON」をクリック。スマホの場合は「設定」でアカウントを選択し、「通知」を「高優先度のみ」に設定しよう。なお、重要度の判断はAIが行うため、分別ミスが起こる可能性がある点に留意しておこう。
●重要なメールが無駄な通知に埋もれてしまうのを防ぐ
パソコンの場合は、歯車のアイコンをクリックして「すべての設定を表示」をクリック。
「全般」タブで「デスクトップ通知」欄の「メール通知(重要)ON」をクリックすれば完了。
Gmailに添付された画像をGoogleフォトに直接保存する
家族や友人からGmailで写真を受け取ることもあるだろう。添付画像をGoogleフォトに保存する際、これまでは、画像を一度ダウンロードし、そこからGoogleにアクセスして画像をアップロードする必要があった。
しかし、2021年5月から添付画像を直接Googleフォトに保存できるようになった。方法は、該当メールを開いて添付画像にカーソルを合わせ、「フォトにコピーを保存」をクリックするだけ。また、受信トレイに表示された画像アイコンをクリックし、画面右下のアイコンをクリックしても保存できる。
保存の際は、無料アカウントで利用できる15Gバイトのストレージの上限に達しないように注意が必要だ。
●画像をいったんダウンロードせず直接保存できるようになった
(1)受信トレイから該当メールを開く。画像アイコンをクリックしてもいい。
(2)メールを開いたら、保存したい画像にカーソルを合わせて右下の「フォトにコピーを保存」をクリック。
(3)確認画面が表示されたら、「保存」をクリック。画像のコピーがフォトに保存される。
Gmailから簡単に会議やチャットを利用できる!
リモートワークの普及により、チャットやビデオ会議のツールを使う機会も増加した。Googleにも、「Google Chat」や「Google Meet」といった無料で使えるアプリがある。
Gmailなら、仕事に必要なコミュニケーションツールも円滑に利用できる。受信したメールについて社内で確認したいことがあるときに、同僚にチャットを送ったり、その場でミーティングルームを作って友人に招待メールを送り、すぐにビデオ会議をしたりといった使い方が可能だ。
なお、Gmail内でGoogle Chatを利用するには、「すべての設定」の「チャットとMeet」をクリックし、「Google Chat」を選択する。
●ビデオ会議とチャットがGmail内で行える
(1)Gmail内でビデオ会議を開催するには、画面左側の「会議」をクリック。メニューから「会議の新規作成」を選択する。
(2)「今すぐ開始」をクリックすると、ビデオ会議が始まる。メンバーを招待したいときはリンクをコピー。
(3)チャット中は、相手がオンライン状態かを一目で確認できる。メッセージのやり取りだけでなく、「Googleドライブ」からファイルの添付も可能。
重要なメールを見逃さない方法はこれだ!
受信トレイを未整理のままにしておくと、要返信の大切なメールがそのほかの膨大なメールの中に埋もれてしまう心配がある。そんな事態を防ぐには、受信トレイの設定を変更するといいだろう。
Gmailでは、受信トレイの種類を変更することによって、重要度の高いメールを先頭に表示できるようになる。重要度の低いメールは「その他のメール」タブにまとめられ、大切なものと混在しないようになるのが特徴だ。この機能を使いたいときは、画面右上の歯車アイコンをクリック。「受信トレイの種類」欄にある「重要なメールを先頭」を選択すればいい。そのほかにも、未読メールやスター付きのメールを先頭にできる設定も選べる。
●受信トレイを変更して重要なメールを先頭に表示させる
(1)受信トレイの種類を変更するには、画面右上の歯車アイコンをクリック。
(2)「受信トレイの種類」欄で「重要なメールを先頭」をクリックする。ほかの種類の受信トレイも選択可能。
(3)重要度が高いとされたメールが上部に表示され、重要度の低いものが「その他のメール」にまとめられた。
差出人名だけでなく、日付やサイズなどで検索が可能!
優れた検索機能もGmailの魅力の一つだ。差出人名や件名から探せるのはもちろん、メールを受信した期間を指定したり、ファイルが添付されているものに限定したりして検索できる絞り込み機能も充実している。
絞り込み機能を使うには、検索ボックスの右端に表示されている「検索オプションを表示」アイコンをクリックしよう。メールの件名、受信した期間、サイズのほか、ある単語を含む/含まないなども、複雑な演算子を使わずに指定できるのが利点だ。
より詳細に指定してメールを見つけたいときは、「Gmailヘルプ」の「ヘルプセンター」から、利用できる検索演算子の一覧を確認するといい。
●演算子を使わずにメールを絞り込んで検索する
(1)絞り込み検索機能を使うには、検索ボックス右端の「検索オプションを表示」をクリック。
(2)差出人や件名のほかに、メールのデータサイズや受信した期間、ファイルの有無などを指定可能。
(3)該当のメールが表示された。覚えづらい検索演算子を入力する手間を省けるので便利。
受信トレイのタブは好みで選べる!
Gmailの初期設定の状態では、「ソーシャル」「プロモーション」「新着」といったタブが表示され、差出人や内容によってメールが振り分けられる。日々のメールチェックには便利だが、わざわざタブを切り替えるのがめんどうだという人は、「設定」で特定のタブを非表示にしよう。表示されなくなったタブ内のメールは、「受信トレイ」一覧に表示される仕組みだ。スマホでも同様の機能を利用できる。
●メインや特定のタブのみを表示状態にする
「すべての設定」を開き、「受信トレイ」をクリック。不要なタブのチェックを外す。
チェックを外したタブが非表示になり、該当のメールがすべて「受信トレイ」に表示された。
アカウントごとに壁紙を設定すればよりわかりやすく!
Gmailでは複数のアカウントのメールをまとめて管理できるので便利だが、どのアカウントでログインしているかわかりにくくなることもある。そういった事態を防ぐには、アカウントごとに違う壁紙に設定しておくのがおすすめだ。ログイン中のアカウントを一目で判別できるため、ケアレスミスを防げる。あらかじめ用意された画像のほか、自分で保存した写真などを利用することも可能。
●[設定」から壁紙を変更すればアカウントの管理も楽々
画面右上の歯車アイコンをクリックする。
「テーマ」欄に並んでいる中から好みの画像を選択すれば壁紙に適用される。「すべて表示」をクリックで、さらに多くの画像が表示される。
送信取り消しや送信予約機能を使いこなそう
Gmailは、メールを送信する際に起こりやすいケアレスミスを、事前に防ぐ機能も充実している。例えば、送信ボタンを押してから宛先のミスや誤字に気づいた場合、最大30秒以内なら「送信取り消し」機能でメールの送信を止められる。ほかにも、本文に「添付」という単語があると、ファイルの添付し忘れを指摘する機能があったり、あらかじめ設定した日時にメールを自動送信したりする機能もある。
●送信に関する機能を使ってうっかりミスを防ぐ
(1)送信後にミスに気づいた場合は、設定時間内に左下の「取り消し」をクリックする。
(2)また、送信ボタン右側の「送信日時を設定」をクリックすると、指定した時間に送信が可能だ。
◆解説/山崎理香子(ライター)
