「Googleドライブ」では、ショートカットの作成に対応している。頻繁にアクセスするファイルは、あらかじめ「マイドライブ」のトップにショートカットを置いておけば、ダブルクリックするだけで素早くファイルを開けるようになる。この機会に覚えておくと便利だ。

特定のファイルのショートカットを作って素早くアクセスする

階層が深いフォルダーにファイルがあると、いざ開く際にかなりめんどうだ。そこでおすすめしたいのが、「ショートカット」の作成。

実は「Googleドライブ」では、ショートカットの作成に対応している。頻繁にアクセスするファイルは、あらかじめ「マイドライブ」のトップにショートカットを置いておけば、ダブルクリックするだけで素早くファイルを開けるようになる。

●Googleドライブでショートカットを作成

(1)Googleドライブでファイルを選択し、「その他」アイコンをクリックし、「ドライブにショートカットを追加」をクリックする。

(2)表示された画面で「マイドライブ」を選択し、「ショートカットを追加」をクリックすればいい。

作成したファイルを上司や同僚と共同で編集する

入力が多い表の編集などは、複数メンバーで同時に作業することで効率化につなげたい。Googleドライブではファイルの共有機能に対応しており、特定の相手を招待することで共同での編集が可能になる。ただし、Googleアカウントでのログインが必須となるため、相手がまだアカウントを持っていない場合は、事前に取得してもらおう。

共有の設定は、まずファイルを右クリックし、メニューから「共有」を選択する。続いて、招待用のフォームが表示されるので、アドレスなどの必要事項を入力して招待メールを送信する。あとは、相手がメールに記載されているリンクをクリックすれば、編集に参加できるという流れだ。

●ファイルを共有すれば共同編集が可能

(1)共有するには、まずファイルを右クリックして「共有」を選択する。

(2)共有したい相手のGoogleアカウントを入力し、編集権限を「編集者」に設定。必要に応じてメッセージを入力して「送信」で招待しよう。

(3)招待相手は届いたメールに記載されている「開く」をクリックすると、編集に参加できる。

「フォトショップ」がないときにPSDファイルを開く方法

仕事によっては、取引相手などから拡張子「.psd」のファイルが送られてくることもある。これは、アドビ社の画像編集アプリ「フォトショップ」で扱う標準ファイル形式だ。

PSDファイルを開くには、フォトショップをはじめとした対応アプリがパソコンにインストールされている必要がある。しかし、リモートワーク用のノートパソコンに、これらのアプリが入っているケースは少ない。

そんなときは、ファイルをGoogleドライブにアップロードしよう。そのままダブルクリックすれば、プレビュー画面で内容を表示できる。あくまでも簡易的な閲覧機能となるが、中身を確認するには十分だ。

●Googleドライブであれば閲覧できる

(1)開きたいPSDファイルを、Googleドライブの「マイドライブ」画面にドラッグ&ドロップしてアップロードする。

(2)アップロードしたファイルをダブルクリックする。

(3)PSDファイルがこのようなプレビュー画面で表示される。簡易的な表示機能だが、すぐに中身を確認したいときには重宝する。

写真に写っている文字をテキストデータに素早く変換する

写真が印刷物などを撮影したものなら、映っている文字を簡単にテキストデータとして取り込める。テキスト化したい写真をGoogleドライブにアップロードし、それをGoogleドキュメントで開こう。自動的に写真が解析され、テキストデータがドキュメント上に出力される仕組みだ。

なお、テキスト化できる画像は、ファイル形式やサイズなどに条件がある。

●Googleドライブにアップロードして変換

(1)テキスト化したい写真をGoogleドライブにアップロード。ファイルを右クリックし、「アプリで開く」→「Googleドキュメント」をクリックする。

(2)写真が取り込まれ、文字が出力された。テキスト化に対応するファイル形式は、JPEG、PNG、GIF、PDF。サイズは2Mバイト以下となっている。

◆解説/宮下由多加(ITライター)