最近よく耳にする「オンラインミーティング」とは、パソコンやスマホを使ってネット上で会議をすること。今では、飲み会や勉強など、プライベートで利用する人も増えている。どんなところが魅力なのか? 始めるには何が必要なのか? ズバリ解説していこう。

今、オンラインミーティングが話題になっているのはなぜ?

オンラインミーティングは、これまでもビジネスシーンで活用されてきた。全員が一つの場所に集まることなく会議ができるので、海外の人との会議などでも利用可能だ。オンラインミーティングに必要なのは、パソコンやスマホ、タブレットなどの電子機器と、インターネット環境のみなので、誰でも手軽に利用できる。

オンラインミーティングは、これまでもビジネスシーンで活用されてきた。全員が一つの場所に集まることなく会議ができるので、海外の人との会議などでも利用可能だ。オンラインミーティングに必要なのは、パソコンやスマホ、タブレットなどの電子機器と、インターネット環境のみなので、誰でも手軽に利用できる。

この手軽さが注目され、最近では友達どうしの会合やオンラインレッスンなどにも利用され始めている。ビデオ通話でお互いの顔を見ながら会話ができるので、「オンライン飲み」を楽しむ人も多い。離れて暮らす家族とビデオ通話でつながる「オンライン帰省」というトレンドも生まれた。

●いろいろなシーンで利用される

従来のビデオ通話とオンラインミーティングの違いってあるの?

ビデオ通話とオンラインミーティングに厳密な違いがあるわけではない。しかし、ビデオ通話の代表であるiPhoneのビデオ通話機能「FaceTime(フェイスタイム)」が、”単にお互いの顔を見ながら通話する”ためのものなのに対し、オンラインミーティングに特化したサービスでは、ミーティングをスムーズに行うための機能がある。

例えば、ミーティングに参加できる人数。1対1での会話はもちろん、サービスによっては100人単位での会話も行える。パソコンで表示している書類や動画をミーティング中の画面に表示して、参加者全員で同じ情報を共有しながら話し合えるのも魅力。この機能があるだけで、参加者どうしでのコミュニケーションが取りやすくなる。

また、通話内容を録音・録画できるようになっているので、会議の議事録を残しやすい。会話中はチャットでメッセージをやり取り可能で、話題に上がったURLを参加者に共有したり、個別にメッセージを交わしたりすることもできる。

●ミーティングに適した機能が用意されている

多人数参加
複数名でのビデオ通話が可能。必要に応じてビデオをオン・オフ可能で、音声のみの通話もできる。

画面共有
パソコンで表示している画面を参加者に共有できる。同じ画面を見て話せるので、やり取りがしやすい。

録音・録画
会議を録音・録画すれば、会議の議事録代わりになる。ただし、無料プランでは利用できない場合もある。

チャット
参加者と会話しながらメッセージが送れる。全員あてだけでなく、個別のメッセージを送ることも可能だ。

オンラインミーティングをするためには、何が必要?

オンラインミーティングをするには、まず、パソコン、スマホ、タブレットなどの端末が必要。4人以下での会話であればスマホやタブレットの画面サイズでも十分だが、大人数で会話をしたり、画面共有をしたりするには、パソコンの大画面のほうが快適だ。

パソコンで利用する際に注意したいのが、ウエブカメラ、マイク、スピーカーの有無。いずれもノートパソコンであれば内蔵されていることが多いが、デスクトップパソコンの場合は装備していないこともある。また、パソコン内蔵のウエブカメラは画質がよくなかったり、内蔵マイクは音が小さく雑音が入りやすかったりと性能が不十分なこともあるので、その場合は外付けの製品の購入を検討してもいいだろう。

●オンラインミーティングに必要なモノ

機材を準備し終えたら、オンラインミーティング用のアプリを入手しよう。
パソコンの場合は、事前に公式サイトからソフトをダウンロードするサービスが多いが、中にはソフトをダウンロードせずに、ウェブブラウザー上で利用できるものもある。
スマホやタブレットも同様だが、アプリが用意されているなら、ダウンロードしておいたほうが便利。たいていのサービスで無料配信されている。

オンラインミーティングでは、ネット環境も非常に重要。ビデオ通話の場合は、ある程度の通信速度を必要とするので注意しよう。通信環境が悪いと、映像や音声が途切れてしまう。特に、マンションで加入しているネット回線では、利用者が多い時間帯は通信速度が遅くなりやすい。また、Wi-Fiが安定してつながるかどうかも重要。通常のWi-Fiには、2.4Gヘルツ帯と5Gヘルツ帯の周波数帯があるが、電子レンジなどとの干渉を防ぐには5Gヘルツでの接続が望ましい。

●ノートパソコンであれば、カメラやマイクを搭載している場合が多い

パソコンやスマホは高性能なスペックが必要になるの?

パソコンやスマホの性能以前に、まず重視したいのは通信環境だ。ネットワークの回線状況によってミーティングの際の画質や音質が左右されるので、速度が遅かったり安定しなかったりする場合は、最新のルーターを導入するなどして、環境の改善を図ろう。

●通信や端末の性能が高いほうが快適

●まずはWi-Fiルーターの性能や設定など、通信環境を確認しよう
●OSが古いと対応できない場合も
●CPUやGPU(グラフィック回路)の性能が高いと動作に有利
●画面共有機能やバーチャル背景機能は端末に負荷がかかる

次に、パソコンやスマホだが、こちらはミーティングの機能によって負荷がかかる場合がある。デスクトップ上の画面を参加者と共有する「画面共有」はその一つ。

また、背景を合成できる「バーチャル背景」機能は便利な機能だが、こちらも端末に負荷がかかりやすいため、古いOSでは対応していないこともある。

例えば、「Zoom」のバーチャル背景機能を使うには、OSはWindows10、CPUはCorei(コア)5以上が推奨となる。

もし、手元に非力なパソコンしかないのであれば、まずはスマホを使ってみるのがおすすめ。スマホはカメラの画質もいいので使いやすい。

カメラやマイク、スピーカーはやっぱり専用タイプがいい?

パソコン内蔵のカメラは手軽に使えるが、スペックによっては、解像度が足りずに表情がわかりにくくなる可能性がある。1対1の会話では問題ないが、大人数でのミーティングをするなら、できるだけ高解像度なウエブカメラを用意したほうがいい。

ただし、解像度が高いカメラは高価なだけでなく、通信時に多くのデータ量を使う。ネットワークの通信速度が遅かったり、パソコンのスペックが低かったりすると、高解像度の威力を発揮できないことがあるので注意したい。

マイクやスピーカーに関しては、通話の品質が重要。ビデオ会議はもちろん、オンラインの英会話教室などでは、より明確に音声をやり取りする必要がある。クリアな音声が届けやすい「ノイズキャンセリング」機能を搭載したマイクを採用したヘッドセットを使うのもおすすめ。

●専用品を使うとより快適に会話ができる

ミーティングアプリにはどんなものがあるの?

まず、おなじみの「LINE」でミーティングが可能。パソコン版の専用アプリを使えば、デスクトップの共有のほか、パソコンに保存しているファイルの送信もできる。ただし、グループ外のメンバーを招待することはできない。

「Facebook」のチャットサービス「Facebook Messenger(フェイスブック メッセンジャー)」も、ビデオ通話と音声通話に対応。機能がシンプルなので、会話に特化したサービスとして利用したい。

Gmail(ジーメール)やAndroidスマホを使っている人に注目なのが「Google Meet(グーグル ミート)」。Googleのアカウントがあれば、すぐに使えるのが魅力だ。

最近、一気にユーザーが増えているのが「Zoom」。会議の録画や画面共有に対応し、テキストや手書きのメモを共有する「ホワイトボード」機能も用意されている。ただし、無料版では3人以上のミーティング時間が40分に制限されているので、本格的に使うには有料プランの利用が欠かせない。

ビジネスでは「Skype(スカイプ)」の利用者も多い。会議の録画や画面共有に対応し、ユーザー登録なしでも会議を開催できる。

シンプルながら機能充実、時間制限もない「Whereby(ウェアバイ)」も、世界的に人気。ただし、英語版のみなので、多少の慣れが必要だ。

マイクロソフトの新サービス「Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)」は同社の「Office365」などに組み込まれており、無料版もある。テキストでのチャット機能も充実しており、チャットとビデオ会議を併用したい人に向く。

●無料で使える主なオンラインミーティングサービスの比較

同じアプリでも、パソコン版とスマホ版でできることは違う?

オンラインミーティングは、パソコンとスマホの両方でソフトやアプリが提供されている。ただし、パソコン版とスマホ版では、できることが微妙に異なる場合が多い。

「Zoom」を例に紹介すると、パソコン版は、まず、画面が大きいのがメリット。画面が大きいと、資料などを画面上で共有しやすい。さらに、パソコン版では、無料で録画機能、バーチャル背景、画面共有機能、チャット機能が使えるのに対し、スマホ版で録画をするには有料プランに加入する必要がある。また、バーチャル背景機能はiOSのみの対応となり、Androidスマホでは利用できない。

一方、スマホ版では、SMSで会議のURLを共有できたり、インカメラ(自分を撮る)とアウトカメラ(自分の目線で撮る)を使い分けて会話ができたりといったメリットがある。また、オールインワンなので、出先で気軽に会議に参加できる点も、スマホ版ならではといえるだろう。

●パソコン版とスマホ版の違い(Zoomの場合)

オンラインミーティングにセキュリティ上の不安はないの?

Zoomは、短期間で利用者が急増したことで、アプリの脆弱性やセキュリティ上の懸念などが指摘された。これらに対してZoomはアップデートで対応し、現在はセキュリティ面での懸念は、ほぼ解決されたと評価されている。

実際にオンラインミーティングを行う際に注意したいのは、「Zoom爆弾」などと呼ばれる第三者からの荒らし行為。会議に参加するためのURLを参加者に送って入室してもらう場合、そのURLがSNSなどで第三者に漏れると、そこから会議に参加できてしまう。

実際、大人数が参加する会議において、第三者が会議中に不適切な発言をしたり、画面共有を行って会議を妨げたりといった事例が問題となった。

これらを防ぐには、参加を承認制にしたり、会議にパスワードを設定するなどの対策が必要になる。Zoomアプリの最新バージョンでは、会議中にセキュリティの設定を変更しやすくするなど、サービス側でも対策が施されている。

●アプリのバージョンを最新にしておこう

※価格は記事作成時のものです。

解説/今西絢美(ライター)、友納一樹(ライター)