Zoomミーティングを体験してみよう!ここでは、ホスト(主催者)として開始までの手順や便利な機能の使い方をわかりやすく解説する。
ミーティングに人を招待する
ただちにミーティングを開きたい場合は、クライアントアプリで「新規ミーティング」をクリックしよう。ミーティング画面が表示されるので、「コンピューターでオーディオに参加」をクリックすると、ミーティング開催中の状態になる。続いて、ここに参加者を招待すればいい。
招待はメールを通じて行う仕組みで、文面や件名は自動的に入力される。あとは招待したい相手のメールアドレスを宛先にして送信するだけだ。ちなみにスマホの場合は、メールだけでなく、ショートメッセージ(SMS)で招待することもできる。
なお、ミーティングには「待機室」の機能がある。これは、参加者の入室を管理できる機能で、入室を許可した相手のみが参加できる仕組みだ。有効にしたい場合は、公式サイトにサインインし、「マイアカウント」→「設定」からオンに切り替えておこう。
■パソコン
(1)クライアントアプリを起動し、「新規ミーティング」をクリックする。次に表示された確認画面で、「コンピューターでオーディオに参加」をクリックする。
(2)ミーティング画面に切り替わるので、「参加者」の横にある「∧」をクリックし、「招待」を選択する。
(3)「メール」タブを開き、「デフォルトメール」をクリック。メールアプリが起動して招待メールが自動作成される。招待相手のメールアドレスを入力して送信しよう。
■スマホ
※スマホの画面は基本的にiPhoneのものです。
(1)アプリを起動し、「ホーム」タブの「新規ミーティング」→「ミーティングの開始」をタップ。次に表示された確認画面で「インターネットを使用した通話」をタップする。
(2)ミーティング画面に切り替わったら、画面下部の「参加者」をタップする。
(3)「参加者」画面が表示されるので、画面最下部にある「招待」をタップする。
(4)表示されたメニューから、「メールの送信」をタップすると、自動的にメールアプリが起動する。招待相手の宛先を入力して送信すればいい。
招待されたミーティングに参加する
ミーティングに招待された人は、事前にクライアントアプリをインストールしておく。そのうえで届いた招待メールに記載されているURLをクリックしよう。パソコンの場合は、ここでウエブブラウザーが起動して確認ダイアログが表示されるので、「ZoomMeetingsを開く」をクリック。自動的にアプリが起動して、ミーティングルームに接続される仕組みだ。
接続時には、まず、カメラに映った自分のプレビュー画面が表示される。ここで身なりや表情などをチェックするといい。そして「ビデオ付きで参加」をクリックすれば、画面が切り替わってミーティングに参加できる。
ただし、ホストが待機室を有効にしている場合は、いったん待機状態になり、ホストが許可すると入室して参加できる。一方、自分の映像を表示せず、音声だけでミーティングに参加することも可能。この場合は、プレビュー画面で「ビデオなしで参加」をクリックすればいい。
■パソコン
(1)招待メールが届いたら、開始前にクライアントアプリをインストールし、本文に記載されているURLをクリック。
(2)ウェブブラウザーで「Zoom Meetingsを開きますか?」と表示されるので、「Zoom Meetingsを開く」をクリックする。
(3)アプリが起動し、プレビューが表示される。「ビデオ付きで参加」をクリックし、続いて「コンピュターオーディオで参加」をクリックすれば、ミーティングに接続される。
(4)画面下部のアイコンで各種機能の操作が可能。右上の「表示」からスピーカービュー(発言者を大きく表示)とギャラリービュー(全員を均等に表示)を切り替えられる。
■スマホ
※スマホの画面は基本的にiPhoneのものです。
(1)スマホの場合も基本的にはパソコンと同じ流れでミーティングに参加できる。アプリをインストールした状態で、受信した招待メールに記載されているURLをタップする。
(2)自動的にZoomアプリが起動してプレビュー画面が表示される。「ビデオ付きで参加」をタップすれば、ミーティングに接続される。オーディオを有効にしてミーティングに参加しよう。
(3)スマホのミーティング中の画面。画面下部のアイコンから共有機能などを操作可能。なお、接続直後は、このようにスピーカービューで表示される。表示形式を切り替えたい場合は、画面を左へスワイプしよう。
(4)画面を左へスワイプすると、ギャラリービューに切り替わり、参加者が均等の大きさで表示される。再度スピーカービューに切り替えたい場合は、右へスワイプすればいい。
ミーティングごとにIDを作成するのがめんどう
毎回同じメンバーでミーティングを開く場合などは、そのつどIDを発行して招待URLを送るのはめんどうだ。そこで、利用したいのが「PMI」(パーソナルミーティングID)の機能。ユーザー固有のIDで、パスコードともに一度伝えておけば、アプリの「参加」からいつでも参加してもらえる。
■パソコン
PMIを有効にする場合は、アプリの「新規ミーテイング」の横にある「∨」をクリックし、「マイ個人ミーティングID(PMI)」にチェックを入れる。
■スマホ
※スマホの画面は基本的にiPhoneのものです。
スマホの場合も同様に、アプリの「新規ミーティング」を開き、「個人ミーティングID(PMI)の使用」をオンに切り替えればいい。
Zoomのミーティングにうまく入れない
通信環境やZoomの稼働状況に問題がなければ、アプリのバージョンが古い可能性がある。最新バージョンの有無を確認し、アップデートしよう。招待URLをクリックして「ミーティングIDは無効です」と表示される場合は、IDの期限が切れている可能性がある。この場合は、ホストへ連絡して再招待してもらおう。
■パソコン
Zoomアプリの右上にあるアカウントアイコンをクリックし、「アップデートを確認」で最新バージョンの有無を確認できる。
招待URLをクリックして、「無効なミーティングID」と表示された場合は、ホスト側の操作などが原因でIDの期限が切れている可能性が高い。
■解説/宮下由多加(ITライター)
