ここでは、Gmail(ジーメール)の整理方法を解説していきます。「アーカイブ」と「削除」でメールを管理したり、重要なメールに「スター」を付けるなど整理方法を知っておくと便利です。
※パソコンからの操作はWindows 10/11の「Google Chrome」を使用し、スマートフォンの操作は、iPhoneは「iOS 15」、Androidは「Android 10」以降の端末を使用して動作検証、撮影しています。機種やOSのバージョンによっては、操作や画面表示が異なることがあります。
別記事【Gmailの使い方】メール送受信の基本 画像や文書を添付する・メールを検索する→
「アーカイブ」と「削除」でメールを管理
受信トレイには表示せずにメールを保存しておきたい場合は、「アーカイブ」機能を利用しよう。メールを選択して「アーカイブ」アイコンをクリックすると、受信トレイからそのメールが消え、「すべてのメール」というフォルダーに移動する。また、不要なメールは削除して受信トレイを整理するといい。指定したメールはゴミ箱に移動し、30日後に自動で削除される。
■メールをアーカイブに保存する
アーカイブしたいメールの先頭にチェックを入れ、「アーカイブ」アイコンをクリック。左側メニューで「もっと見る」→「すべてのメール」をクリックすると、アーカイブしたメールを確認可能。
■メールを削除する
削除したいメールの先頭にチェックを入れ、「削除」アイコンをクリックすると、ゴミ箱に移動する。
重要なメールにスターを付ける
重要なメールをほかと区別したいときに便利なのが「スター」機能だ。メールの先頭にある「☆」のアイコンをクリックすると、星の色が黄色に変わり、目立たせられる。スターを付けたメールのみを一覧で表示したい場合は、左側のメニューで「スター付き」をクリックしよう。なお、初期設定では黄色のスターになっているが、色や絵柄を変更して利用できる。
■メールの先頭にある「☆」のアイコンをクリック
メールの先頭にある「☆」のアイコンをクリックすると、星の色が黄色に変わる。左側のメニューで「スター付き」をクリックすれば、スターを付けたメールだけを一覧表示できる。
■色や絵柄を変更できる
「設定」アイコン→「すべての設定を表示」→「全般」をクリック。「スター」の項目で「未使用」欄にあるアイコンを「使用中」欄にドラッグして追加し、「変更を保存」をクリック。
広告やSNSからのメールをタブで分ける
受信トレイの上部にあるそれぞれのタブには、SNSや広告などのメールが自動で振り分けられ、タブをクリックすればカテゴリーを切り替えられる。タブの表示/非表示は「設定」の「受信トレイ」で操作できるので、必要なタブを選択しよう。
■表示したいタブを選択する
「設定」アイコン→「すべての設定を表示」→「受信トレイ」をクリック。「カテゴリ」の項目で表示したいタブにチェックを入れて、画面下部の「変更を保存」をクリック。
重要なメールを再通知する
要なメールの確認を忘れないようにするには、「スヌーズ」機能が便利。指定した日時に、該当のメールを再通知してくれる。提案された日時のほか、自分で日時を選択可能だ。スヌーズを設定したメールは、左側メニューの「スヌーズ中」に表示される。
■スヌーズでメールを再度通知する
スヌーズしたいメールの先頭にチェックを入れ、「スヌーズ」アイコンをクリックしたら、スヌーズ期間を設定する。自分で日時を設定したい場合は「日付と時間を選択」をクリック。
ラベルを付けてメールを分類する
メールをわかりやすく整理するためには、「ラベル」を付けるのも一つの手。件名の左側に任意の名称が入ったラベルが付くので、メールの一覧でも見分けやすくなる。作成したラベルは左側のメニューにも表示される。
なお、ラベルをいちいち付けるのがめんどうな場合は、自動的に付く設定にしておこう。特定の相手からのメールに自動でラベルが付けられるので、管理がしやすくなる。
■ラベルを作成して分類する
ラベルを付けたいメールを選択して「ラベル」アイコン→「新規作成」をクリック。ラベル名を入力し「作成」をクリックすると、件名の左側にラベルが付く。
■自動でラベルを付けて分類する
自動でラベルを付けたいメールを選択して「⋮」→「メールの自動振り分け設定」をクリック。次画面で「フィルタを作成」をクリックして進み、「ラベルを付ける」にチェックを入れて付与するラベルを選択する。
迷惑メールをブロックする
Gmailには、迷惑メールを自動で判別して振り分ける機能があるが、それでも受信トレイに入ってしまうことがある。その際は、ブロック機能を利用しよう。指定した差出人からのメールを、自動的に迷惑メールフォルダーに振り分けることができる。
■迷惑メールの本文を表示してブロックする
迷惑メールの本文を表示し、右上の「⋮」→「『●●』さんをブロックする」をクリックする。次画面で「ブロック」をクリックすると、以後その差出人からのメールは「迷惑メール」に振り分けられる。
未読メールをまとめて既読にする
届いたメールを読まずに放置しているうちに、かなりの数の未読メールがたまってしまうことがあるだろう。そんなときは、複数のメールをまとめて既読にできる機能を使うと便利だ。メール一覧のチェックボックスから操作して、素早く整理できる。
■選択された未読メールを既読にする
メール一覧の上部にあるチェックボックスの「▼」をクリックして「未読」を選択する。すべての未読メールが選択されたら、「既読にする」アイコンをクリックして既読にする。
不要なメールをフィルターで自動削除する
ネットショップからの案内など、不要なメールが届くたびに削除するのは手間がかかる。フィルター機能を使えば、指定した差出人からのメールを自動削除できて便利だ。また、過去のメールにも適用可能なので、まとめて整理したいときに役立つ。
■「メールの自動振り分け設定」を使う
削除したいメールを選択して「⋮」→「メールの自動振り分け設定」をクリック。次画面で「フィ
ルタを作成」をクリックし、「削除する」にチェックを入れて、「フィルタを作成」をクリックする。
迷惑メールではないメールの設定を見直す
必要なメールが「迷惑メール」に振り分けられてしまうことがまれにある。そんなときは、迷惑メールの一覧を表示し、間違って分類されたメールを選択して「迷惑メールではない」をクリックしよう。ときどき「迷惑メール」を確認する習慣も身につけよう。
■メールを選択して「迷惑メールではない」をクリック
左側のメニューで「もっと見る」→「迷惑メール」をクリック。間違って分類されたメールにチェックを入れて「迷惑メールではない」をクリックする。
※この記事は『もっとGoogle!完全マスター塾』(マキノ出版)に掲載されています。
