エクセルは、「シート」に「セル」と呼ばれるマスが並んでおり、その中に文字や数字を入力していくのが基本的な使い方です。集計用紙であれば、自分で電卓などで集計しなければなりませんが、エクセルなら、自動で集計してくれます。まずは起動の仕方や各部の名称、保存・終了の方法などをチェックしておきましょう。
エクセルとはどんなアプリなのか
見た目は集計用紙そっくり!
エクセルは、パソコンやスマホで動作するアプリです。本記事ではWindows版のエクセルについて解説します。エクセルは、昔、仕事でよく使われていた集計用紙と見た目が似ています。用紙にあたる「シート」に、「セル」と呼ばれるマスが並んでおり、その中に文字や数字を入力していくのがエクセルの基本的な使い方です。
集計用紙はレポート用紙のような形状で、現在も販売されている(左)。エクセルの起動直後は、集計用紙そっくりのセルが並んでいる(右)。
エクセルのファイルのことを「ブック」という。ブックは一つ、または複数の「シート」からできている。
自動で集計してめんどうな計算も一瞬で終了!
エクセルと集計用紙の違い
エクセルと集計用紙の最大の相違点は、エクセルでは自動的に計算ができることです。集計用紙に数値を書き込んで記録したら、自分で電卓を叩くなどして集計しなければなりません。エクセルなら、あらかじめ式を入力しておけば、自動で集計してくれます。特に、「関数」と呼ばれる仕組みを使えば、めんどうな計算も一瞬で終わります。
関数を調理にたとえれば、引数が材料、関数が調理法、返り値が完成した料理になる。
エクセルを起動・終了する
起動には二つの方法がある!
エクセルを起動するには、2つの方法があります。エクセルで作成したファイル(ブック)を開く方法と、エクセルを直接起動する方法です。前者ではブックをダブルクリックするだけでエクセルが起動します。ここでは、後者の方法を紹介します。
エクセルを直接起動するには、[Windows]ボタンをクリックし(❶)、メニューで[Excel]アイコンをクリックする(❷)。もしアイコンが見当たらないときは、「すべてのアプリ」をクリックして探す(❸)。
エクセルが起動した。「空白のブック」をクリックすると新規ワークシートが表示される(❹)。エクセルを終了するには、右上の「×」アイコンをクリックする(❺)。
エクセルの各部名称をチェックする
名前は必ず覚えておこう!
エクセルは数多くの機能を搭載しています。そのため、数個の「タブ」に機能を細かく分類し、切り替えながら機能を実行できる仕組みを採用しています。タブには「リボン」がついており、その上に多くのボタンやリストが配置されています。
「ファイル」タブはほかのタブとは異なり、クリックすると、Backstageビューと呼ばれる画面が表示される。ここでは、エクセルの設定を変更したり、シートを印刷・保存したりできる。
エクセルの各部名称
※下の画面は「Microsoft 365」および「エクセル2021」のもので、使用環境により一部異なります。
❶自動保存
オンにすると、一定間隔で自動保存される。
❷上書き保存
クリックすると、ブックを上書き保存できる。
❸ブック名
ブック名が表示される。クリックすると、保存場所が確認できる。
❹Microsoft Search
エクセルの機能を検索できる。
❺アカウント名
Microsoftアカウントにサインインしていれば、アカウント名が表示される。クリックしてアカウントを切り替えることもできる。
❻最小化
ウインドウを閉じずに最小化する。
❼最大化
ディスプレイ全体にウインドウを表示する。
❽閉じる
ウインドウを閉じる。ほかにエクセルのウインドウが開いていなければ、エクセルが終了する。
❾タブ
クリックすれば、リボンの表示を切り替えることができる。グラフやテーブルなどを選択したときだけ表示されるタブもある。
❿リボン
各種機能のアイコンが表示されている。同種の機能を集めてグループで区切られている。
⓫名前ボックス
セルを選択して文字列を入力すると、セルに名前をつけて関数などで参照できる。
⓬数式バー
選択したセルの値を表示する。
⓭列番号
列方向の番号。通常は「A」から「Z」、「AA」から「AZ」のように名前がつけられる。
⓮行番号
行方向の番号。通常は数字で表される。
⓯シート名
クリックしてシートを切り替えることができる。名前を変更するにはダブルクリックする。
⓰新しいシート
クリックすると、新しいシートを追加できる。
⓱ステータスバー
選択したセルの状態や簡単な計算結果、マクロの記録状態などが表示される。
⓲表示モード切り替え
表示方法を「標準」「ページレイアウト」「改ページプレビュー」の3種類に切り替えられる。
⓳ズーム
「-」または「+」をクリックして表示倍率を変更できる。
⓴表示倍率
表示中の倍率を表す。
表に文字を入力する
簡単な表を作ってみよう!
まずブックを新規作成して、最初から自分で表を作ってみましょう。ここでは、文字を入力してみます。
エクセルを起動したら、「空白のブック」をクリックして新規ブックを表示する。セルA1をクリックして、文字列を入力していこう。もちろん日本語も使える。入力できたら[Enter]キーを押すと入力した文字列が確定する。
同様に入力して確定していく。もし入力ミスした場合は、そのセルをダブルクリックしてから[BackSpace]キーで削除・修正する。
[Enter]キーを押して入力内容を確定すると、選択されたセルは下に移動する。右に移動したい場合は[Tab]キーを押すといい。
文字のフォントを変更する
文字を目立たせたい!
初期設定の「游ゴシック」は画面上では細くぼやけて見えます。そのため、表のタイトルなど目立たせたい文字列は、読みやすいフォントに変更して拡大し、色を付けたり太字にしたりするといいでしょう。ただし、あまり変わったフォントを使うと、逆に読みづらくなるので注意が必要です。
フォントを変更したいセルを選択した状態で、「ホーム」タブの「フォント」リスト右の「∨」をクリック(❶)。好きなフォントを選択する(❷)。
フォントのサイズを変更したいときは、「ホーム」タブの「フォントサイズ」リスト右の「∨」をクリック(❸)。好きなサイズを選択する(❹)。
フォントの色を変更したいなら、「ホーム」タブの「フォントの色」ボタン右の「∨」をクリックして(❺)、好きな色を選択する(❻)。
目立つフォントに変更できた。
複数セルの書式をまとめて変更する
書式設定を一度に実行しよう!
それぞれのセルをいちいち選択してから書式設定していては、時間がかかってしまいます。セルの上をドラッグして選択すると、矩形にセルを選択できます。また、行番号または列番号をクリックすると、その行や列全体を選択することが可能です。
セルの上を斜めにドラッグすると(❶)、それを対角線とした矩形範囲に含まれるセルが一度に選択できる。例えば、数値の入ったセルを選択して「桁区切りスタイル」ボタンをクリックすると(❷)、3桁ごとにコンマで区切られる。
行や列全体を選択するには、行番号または列番号をクリックする(❸)。ここでは行全体をセンタリングしたいので、「中央揃え」ボタンをクリックする(❹)。
行全体の文字がセルの中央に配置された。
セルの背景色を変更するには、セルを選択して(❺)、「塗りつぶしの色」ボタン右の「∨」をクリックし(❻)、好きな色を選択する(❼)。
作成したブックを保存する
どこに保存したかを必ずチェック!
ブックの編集が終わったら、必ず保存しておきます。保存しないでパソコンの電源を切ったり、Windowsを再起動したりすると、編集内容が消えてしまいます。また、保存場所は必ず覚えておきましょう。もし忘れてしまうと、せっかく作成したブックが行方不明になってしまいます。
ブックを保存するには「ファイル」タブをクリックしてBackstageビューを表示する。「名前を付けて保存」をクリックして(❶)、保存先がOneDriveなのかパソコン内部なのかを選択し(❷)、フォルダーをクリックする(❸)。
「名前を付けて保存」画面が表示されるので、どのフォルダーかを確認し(❹)、ブック名を入力してから(❺)、「保存」をクリックする(❻)。
保存したブックを開く
編集作業の続きを行うには
保存したブックを再度編集したいときは、2つの方法があります。1つはエクスプローラーなどで目的のブックを探してダブルクリックする方法です。もう1つはエクセルを起動してから、保存してあるブックのリストから探して開く方法です。ここでは、後者の方法を紹介します。
エクセルを起動した画面で、「最近使ったアイテム」リスト(❶)にブックがあれば、クリックして開く。もし見当たらない場合は、「開く」をクリックして(❷)、保存した場所を確認しよう。
※この記事は『エクセルが2週間で身につく(楽)上達講座』(マキノ出版)に掲載されています。
