広く普及してきたGmail。操作が簡単で便利な一方で、奥が深いため、複雑に感じる部分も少なくない。そこで、メールの送信やファイルの添付など、Gmailを活用するうえで必須となる基本テクを解説。さらに、スヌーズ機能や迷惑メール対策など、重宝すること請け合いの便利ワザも紹介しよう。

①残しておきたいメールは 「アーカイブ」しよう

「受信トレイ」にすべてのメールを残したままという人は多いと思うが、実は、Googleでは「アーカイブ」機能を使って、受信トレイからメールをなるべく消すことをすすめている。アーカイブというと、いま一つピンとこないかもしれないが、実際には「受信トレイのメールを非表示にする」というシンプルな機能である。
 
そんな単純な機能なのに、実際に使ってみると、これが思いのほか重宝する。読み終わったメールであふれていた受信トレイがスッキリするうえ、アーカイブによって受信トレイには重要なメールのみが残るため、仕事や予定の優先順位も把握しやすくなる。
 
アーカイブの方法は極めて手軽で、受信トレイのメールを左右どちらかにスワイプするだけ。アーカイブしたメールは検索機能で見つけられるほか、サイドメニューの「すべてのメール」からも表示可能だ。

アーカイブの基本操作をマスターしよう

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アーカイブは、メールを左右どちらかにスワイプすることで実行できる。

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アーカイブしたメールは、サイドメニューの「すべてのメール」から表示可能。

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「すべてのメール」には、アーカイブを含む全メールが保管されている。

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アーカイブしたメールが見つからないときは、検索機能を使って探し出そう。

②重要なメールには 「スター」をつけておこう

Gmailには強力な検索機能が搭載されており、何かしらのキーワードさえ覚えていれば、目当てのメールを探し出せる。しかし、これは裏を返せば、適当なキーワードを思い出せないと、メールを見つけられない可能性もあるということだ。
 
そんな最悪の事態を避けるために、「スター」機能を活用したい。スターを使えば、メールに星型アイコンを付けて、重要なメールであることを視覚的に認識できるようになる。さらに、スターを付けたメールは「スター付き」というメールフォルダーにも保管されるので、こちらにアクセスするだけで重要なメールを探し出すことが可能だ。
 
スターの設定方法は、受信トレイのメール右端にある星型アイコンをタップするだけ。星型アイコンが黄色いときはスター付きの状態で、そこでもう一度タップするとスターが解除され、黄色が白色に切り替わる。

「スター付き」のメールを表示しよう

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まず受信トレイを開き、メール右端の星型アイコンをタップしてスターを設定しよう。

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スター付きのメールは、サイドメニューの「スター付き」からアクセス可能だ。

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「スター付き」フォルダーでは、スターを付けたメールのみが自動的に保管される。

③メールに「ラベル」をつけて整理しよう

メールの整理は、「ラベル」を付けて振り分けると便利だ。iPhoneでは、サイドメニューの「新規作成」からラベルを作成可能で、振り分けるメールの条件は、ラベル画面の歯車アイコンから設定できる(Android版のGmailアプリでは、ラベルの新規作成は不可)。
 
一方、パソコン版のGmailでは、受信トレイをスルーして、任意のラベルの振り分け先に受信メールを直接保存できるなど、さらに高度なラベル設定が可能になる。

iPhone ビギナーでも比較的簡単にラベルを作れる

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メールの振り分けの条件は、設定メニューの「ラベルの設定」で行える。

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振り分け条件には、送信者のメールアドレスや件名などを設定できる。

パソコン 上級者向けだが複雑な「ラベル」も作成できる

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パソコン版のGmailでは、サイドメニューの「新しいラベルを作成」からラベルの新規作成を行える。「仕事」「家族」「趣味」など、目的に応じたラベル名を設定しよう。

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画像: サイズ指定もできるなど、ラベルに追加するメールの条件はスマホ版に比べ豊富。設定は「設定」→「フィルタとブロック中のアドレス」から実行可能だ。パソコンで作成したラベルは、スマホのGmailにも適用される。

サイズ指定もできるなど、ラベルに追加するメールの条件はスマホ版に比べ豊富。設定は「設定」→「フィルタとブロック中のアドレス」から実行可能だ。パソコンで作成したラベルは、スマホのGmailにも適用される。

④新着メールの通知設定を変更しよう

iOS端末の標準メールと同様、Gmailでもスマホのロック画面などに新着メールの通知を表示できる。ただし、初期設定では、「メイン」ラベルの受信トレイに届いた新着メールだけ通知するようになっており、「ソーシャル」「プロモーション」の新着メールは対象外となる。
 
これは頻繁な通知を避けるための配慮ともいえるが、人によってはすべてのメールで通知を受けたいという場合もあるだろう。そんなときは、Gmailの「設定」から通知の種類を変更しておこう。
 
利用できる通知の種類は、「すべての新着メール」「メイン」「なし」の3種類となる。すべての新着メールで通知を受けたいときは、「すべての新着メール」をチェックしてオンしよう。
 
なお、Android版のGmailの場合は、ラベルごとに通知のオン・オフを指定できるなど、より詳細な設定を利用可能だ。

通知の対象を変更できる

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設定メニューを開いたら、通知設定を変更するGmailアカウントをタップ。

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画面を下へスクロールすると「通知」項目が現れるので、こちらをタップ。

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3種類の中から通知の有無や対象を選んでタップすれば、設定完了だ。

Android

Android版のGmailではラベルごとに通知のオン/オフを設定できる。

⑤特定の日時までメールを 「スヌーズ」させよう

そもそも「スヌーズ」とは、「居眠り」を意味する英単語。これが転じて、目覚まし時計の「再アラーム機能」を示すようになったとされる。
 
Gmailでは、そんな便利なスヌーズを「メールの再通知」機能として採用。具体的には、任意のメールを受信トレイ上からいったん非表示にしておき、好きな日時にアラームとともに再表示できる機能となる。
 
スヌーズが起動してメールが再表示される際には、ロック画面や通知センターに通知が出るため、うっかり見逃すこともない。例えば、重要な用件のみを残し、緊急度の低いメールはスヌーズさせることで受信トレイをすっきりと整理したり、予定や仕事関連のメールをリマインダー代わりにスヌーズして、見逃しを防いだりもできる。
 
スヌーズは、メール本文の画面右上にある「…」(その他)アイコンから簡単に設定できるので活用してみよう。

メールを開いて「スヌーズ」を設定する

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まず受信トレイからスヌーズさせたいメールを選択。メール本文の画面を表示させよう。

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左の画面の右上にある「…」(その他)アイコンをタップして、「スヌーズ」を選択する。

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メニューからスヌーズする日時を選択。一定期間後のほか、任意の日時も設定可能だ。

⑥特定のメールを 「迷惑メール」として報告

Gmailに限らず、メールを利用するうえで避けることができないのが、いわゆる「迷惑メール」だ。自分のメールアドレスが出回らないようにいくら注意を払っていても、時間が経つにつれ、出会い系やアダルトサイトの広告や、ワンクリック詐欺などの迷惑メールが届くようになるケースは決して少なくはない。
 
そんな煩わしい思いを避けるのに役立つのが、ほかならぬ「迷惑メール」機能だ。Gmailでは、初期設定ですでに本機能が有効になっており、不審なメールに「迷惑メール」のラベルを自動的に付けて、「迷惑メール」フォルダーに送り込んでくれる。
 
それでも、受信トレイに不審なメールが届く場合は、手動で迷惑メールのラベルを設定するといい。これを繰り返すことで、迷惑メールの判断精度が向上。似たような内容のメールが届くと、迷惑メールとして扱ってくれるようになる。

「迷惑メールとして報告」するには?

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メール本文を開いて、画面右上の「…」アイコンをタップし、メニューを表示させる。

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「迷惑メールとして報告」をタップすると、即座に受信トレイからメールが非表示となる。

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「迷惑メール」フォルダーに移動したメールは、30日後に完全に削除される。

⑦メールに写真を添付して送信しよう

スマホ内にある写真をメールで送りたいときは、Gmailの「添付ファイル」機能を使おう。
 
利用方法は、まずメールを新規作成し、画面右上にあるクリップ型のアイコンをタップ。iPhoneの場合は、画面下部にカメラロールのサムネールが表示されるので、左右のスワイプ操作で写真を選択する。カメラロールの下段には、「最近使用した添付ファイル」も表示されているので、同じ写真を別の宛て先に送りたいときは、こちらから選ぶようにすれば余計な手間が省ける。
 
一方、Androidの場合は、メールの新規作成画面でクリップ型のアイコンをタップすると、添付したいファイルを選択できるメニューが表示されるので、そこから目的の画像を選んでいけばいい。こちらも「最近」という項目を選択することで、直近で送信したファイルにアプローチすることができる。

写真を添付してメールを送信する

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メール本文を書いたら、画面右上にあるクリップ型のアイコンをタップする。

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メール作成画面下部にカメラロールが表示される。目的の写真をタップで選ぼう。

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メール本文に選択した写真が表示されたら、送信アイコンをタップしてメールを送ろう。

⑧目的に合わせて複数のアドレスを使い分けよう

実はGmailでは、複数のアカウントも問題なく利用できる。しかも、アプリ上から複数のアカウントを切り替えられるなど、むしろ複数アカウントの利用を積極的にすすめているといえる。
 
したがって、一つのGmailアドレスで、例えば、仕事とプライベートなどのやり取りをこなす必要はなく、むしろ用途別に複数のメールアドレスを使い分けたほうが断然使い勝手がいい。
 
アカウントを追加するには、まず、サイドメニューのアカウント名の右にある「▼」アイコンをタップ。続いて、アカウント一覧にある「アカウント管理」から設定画面を開いて「アカウント追加」をタップして、新たなアカウントを作成しよう。
 
無事に登録が完了すると、新規アカウントがGmailアプリに追加され、サイドメニューからアカウントを切り替えられるようになる。

Gmailにアカウントを追加しよう

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サイドメニューのアカウント項目を展開したら、「アカウントを管理」をタップ。

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アカウント管理画面の最下段にある「アカウントを追加」をタップしよう。

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アカウントの種類から「Google」を選んで、ユーザー登録を行っていこう。

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登録作業がすべて完了すると、管理画面に新規アカウントが追加される。

解説/篠原義夫(ガジェットライター)

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