Gmailでは、パソコンで利用しているプロバイダーメールも送受信できる。複数のメールサービスを一元管理すれば、日々のチェックの手間が省ける。また、メールの作成時に、お礼や承諾など同じような内容を入力する場合、よく使う文章をテンプレートにしておこう。素早くメールを作成可能だ。
※パソコンからの操作はWindows 10/11の「Google Chrome」を使用し、スマートフォンの操作は、iPhoneは「iOS 15」、Androidは「Android 10」以降の端末を使用して動作検証、撮影しています。機種やOSのバージョンによっては、操作や画面表示が異なることがあります。
別記事【スマホでGmailを使う】パソコン同様「削除・アーカイブ・スター」機能を使いこなす→
プロバイダーメールをGmailに追加する
Gmailでは、パソコンで利用しているプロバイダーメールも送受信できる。複数のメールサービスを一元管理すれば、日々のチェックの手間が省ける。
プロバイダーメールをGmailに追加するには、「設定」で「メールアカウントを追加する」をクリックし、ユーザー名やパスワード、POPサーバーなどの情報を入力しよう。受信設定が済むと送信時の設定画面に進み、確認コードでの認証を終えればメールアカウントの設定が完了する。
なお、受信設定時にエラーが起きることもある。その場合は、プロバイダーメールのアカウントでPOPアクセスが可能になっているか設定を見直してみよう。
■メールアカウントを追加する
「設定」→「すべての設定を表示」をクリック。「アカウントとインポート」タブの「メールアカウントを追加する」をクリックする。
プロバイダーメールのアドレスを入力して「次へ」をクリックする。事前にプロバイダーの書類などを用意しておこう。
「他のアカウントからメールを読み込む(POP3)」を選択して「次へ」をクリックする。
ユーザー名やパスワードなど受信メール設定を入力する。「取得したメッセージのコピーをサーバーに残す。」にチェックを入れて、「アカウントを追加」をクリックする。
メールアカウントが追加されたら「次へ」をクリックし、次画面で「次のステップ」をクリックする。
送信メールの設定ではパスワードなどを入力して進む。次画面で認証を済ませると、設定が完了する。
署名を設定する
メールを作成するたびに自分の署名を入力していると手間がかかるが、Gmailには署名をあらかじめ設定できる。設定しておくと、自動で送信メールの最後に署名が記載される。効率よくメールを作成するのに便利なので、メールのやり取りが多い人は準備しておこう。
署名の新規作成は、「設定」の「全般」タブを開いて行う。署名の名前や内容を入力して「変更を保存」をタプすれば完成する。
■署名の名前と内容を入力
「設定」→「すべての設定を表示」をクリックし、「全般」タブの「署名」欄で「新規作成」をクリック。署名に入れる名前などを入力する。「デフォルトの署名」で署名を選択し、画面最下部の「変更を保存」をクリックしよう。
新規メールの作成画面で、設定した署名が自動で記載される。
返信用の定型文を作成する
メールの作成時に、お礼や承諾など同じような内容を入力することがあるだろう。そのつど文章を作成するのがめんどうなら、返信定型文の機能を活用しよう。よく使う文章をテンプレートにしておくと、素早くメールを作成可能だ。返信定型文を作成するには、新規メールの作成画面で保存したい定型文を入力し、テンプレートとして保存する。これでメールの作成画面でテンプレートを選択すれば、本文に反映できる。
■テンプレートを有効にして保存したい定型文を入力
「設定」→「すべての設定を表示」→「詳細」タブをクリック。「テンプレート」欄で「有効にする」をクリックして「変更を保存」をクリックする。
新規メールの作成画面を開き、保存したい定型文を入力して右下の「⋮」→「テンプレート」→「下書きをテンプレート〜」→「新しいテンプレートとして保存」をクリック。続けて名前を付けて「保存」をクリックすると保存が完了する。
不在通知を使って自動返信する
休暇中など、メールに返信できないときは、不在通知を利用しよう。メールを受信すると、不在メッセージを自動返信してくれる。この機能を設定するには、「設定」で不在通知を有効にして自動返信の開始・終了日を選択し、返信したい内容を入力すればOK。
■「不在通知 ON」をクリックして日程やメッセージを設定する
「設定」→「すべての設定を表示」をクリックして、「全般」タブで「不在通知 ON」をクリック。自動返信する開始日と終了日や件名、メッセージを入力して、「変更を保存」をクリックする。
メールを予約送信する
決まった日時にメールを送りたいときは、送信日時の設定をしておくといいだろう。メールの送信準備をしていたのにうっかりメールを送り忘れてしまう事態を防げる。メールの作成画面で送信したい日時を指定すれば、あとは予約日時に自動で送信される。
■「送信日時を設定」をクリックして日時を指定
メールの作成画面で「送信」ボタンの横にある「▼」→「送信日時を設定」をクリックして、日時を指定する。送信予約したメールは「予定」フォルダーに移動する。
オフラインでも使えるようにする
ChromeでGmailを使っている場合は、インターネットに接続していない状態でも利用できる。「設定」でオフラインメールを有効にして、メールの同期日数などを選択しよう。なお、オフラインでメールを送信すると、オンライン時に自動で送信される。
■オフラインメールを有効にして同期日数などを選択
「設定」→「すべての設定を表示」→「オフライン」をクリックし、「オフラインメールを有効にする」にチェックを入れる。メールの同期日数やセキュリティ設定を選択したら、「変更を保存」をクリック。
背景デザインを変更する
初期状態のGmailの背景はシンプルだが、自分好みのテーマ(背景)に変更できる。「設定」をクリックしてテーマの選択画面で背景画像が表示されたら、好きな画像を選ぼう。「マイフォト」を選択すると、手持ちの画像の設定が可能だ。
■テーマを選択して「保存」をクリック
「設定」→「テーマ」の「すべて表示」をクリック。テーマの選択画面で、好きな画像を選択。左下の「マイフォト」をクリックすると、自分が持っている画像を設定できる。
バックアップを保存する
Gmailのデータはオンラインのサーバーに保存されているため、データがなくなる可能性は低い。しかし、サーバーの不具合などが起きた場合、バックアップを取っていないとデータを失うリスクが伴う。もしもの事態に備えてバックアップを作成しておこう。Googleでは、アカウントの画面からデータのバックアップを作成できる。ここで「メール」を選択して進めると、Gmailのデータのダウンロードが可能だ。
■Googleアカウントの画面でデータをダウンロードする
画面右上のプロフィールアイコン→「Googleアカウントを管理」をクリック。「データとプライバシー」をクリックして下にスクロールし、「データをダウンロード」を選択。
「メール」にチェックが入っているか確認し、「次のステップ」をクリック。ほかのアプリのデータが必要ない場合はチェックを外す。次画面でファイルの配信方法や頻度などを選択して、ファイルをダウンロードする。
空き容量を確保する
Gmailを長く使っていると使用量が増えて、空き容量が少なくなってくる。規定の容量(15Gバイト)で収めるために、現在の使用容量を確認して不要なメールを削除しよう。その際、検索演算子を使う方法が便利だ。期間やサイズを指定して検索し、該当のメールを削除できる。削除後は、左側のメニューの「ゴミ箱」で「ゴミ箱を完全に空にする」をクリックすると完全に削除でき、空き容量が増やせる。
■使用容量を確認する
受信トレイで下にスクロールすると、使用容量が表示される。より詳しい情報を確認したい場合は、アイコンをクリックする。
画面上部の検索ボックスに「before:2021/03/01」のように期間を指定して検索すると、該当するメールを割り出せる。サイズを指定して割り出す方法もある。割り出したあとは、不要なメールを選択して削除しよう。
※この記事は『もっとGoogle!完全マスター塾』(マキノ出版)に掲載されています。
