エクセルでデータの管理や分析を効率化するために、ぜひ使いこなしたいのが「テーブル」です。変換すると、抽出や集計などの作業に最適化された表形式になり、行や列の追加時に書式も自動的に設定されたり、オートフィルより高速に数式が扱えたりと、さまざまなメリットがあります。

表をテーブルに変換してデータ管理を効率化する

テーブルにはメリットがいっぱい!

エクセルでデータの管理や分析を効率化するために、ぜひ使いこなしたいのがテーブルです。テーブルを利用することで抽出や集計などの作業が容易になり、データの増減にも柔軟に対応できます。まずは表をテーブルに変換する方法を覚えましょう。

画像1: 表をテーブルに変換してデータ管理を効率化する

テーブルにしたい範囲にあるセルをクリックし()、「挿入」タブの「テーブル」ボタンをクリックする()。

画像2: 表をテーブルに変換してデータ管理を効率化する

「テーブルの作成」画面が表示される。テーブルに変換する範囲が自動的に選択されるので確認し()、もし誤っていればワークシート上で範囲をドラッグして選択し直す。「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを付け()、「OK」をクリック。

画像3: 表をテーブルに変換してデータ管理を効率化する

表がテーブルに変換され、自動的に書式が設定される。タイトル行のセルには「▼」(フィルターボタン)が表示され、簡単にデータの抽出が可能。なお、テーブルに変換する範囲が誤っていた場合は、「テーブルデザイン」タブで「テーブルのサイズ変更」をクリックすれば修正できる。

テーブルに変換した表を元に戻す

テーブルから表への変換は簡単

テーブルに変換した表は、「範囲に変換」を実行すれば元の状態に戻せます。ただし、テーブルへの変換時に適用された書式は元に戻りません。書式も解除したい場合は、表に戻す前に「テーブルスタイル」(下項参照)の一覧から「クリア」を選択しましょう。

画像: テーブルに変換した表を元に戻す

テーブル内のセルを選択し、「テーブルデザイン」タブの「範囲に変換」をクリック()。確認の画面が表示されたら「はい」をクリックする()。

テーブルに名前を付けて管理する

データ分析に必須の手順はこれだ!

テーブルには、自動的に「テーブル1」などの名前が付けられますが、もっと識別しやすい名前に変更しておくと便利です。なお、テーブル名は先頭に数字が使えないなどのルールがあります。不適切な名前を入力すると警告が表示されるので、指示に従って修正しましょう。

画像: テーブルに名前を付けて管理する

テーブル内のセルを選択し、「テーブルデザイン」タブにある「テーブル名」に名前を入力して[Enter]キーを押す。

テーブル名を使って参照する
テーブル内のセルを参照するときは、「A2:D9」などと記述する以外に、テーブル名や列名を使うことも可能です。例えば「支店別売上」という名前のテーブルにある「1月」列の値を合計したい場合は、「=SUM(支店別売上[1月])」と記述します。この方法だと、テーブルに行を追加しても数式を修正する必要がなく、省力化につながります。

テーブルのデザインを変更する

見やすく読みやすいテーブルにする!

テーブルのデザインは、「テーブルスタイル」を利用して簡単に変更できます。文字の見やすさも考慮して、好みに合うものを選択しましょう。

画像1: テーブルのデザインを変更する

テーブル内のセルを選択し、「テーブルデザイン」タブの「テーブルスタイル」から好みの種類を選ぶ()。なお、右下のボタンをクリックすると()、すべてのテーブルスタイルを一覧表示できる。

画像2: テーブルのデザインを変更する

選択したスタイルが適用され、テーブルのデザインが変更される。

テーブルの最初や最後の列だけ書式を変更する

見出しや集計列を目立たせる!

テーブルの最初の列を見出し列として扱いたい場合や、最後の列を集計列として使う場合などは、その列だけ書式を変更して目立たせることができます。

画像1: テーブルの最初や最後の列だけ書式を変更する

テーブル内のセルを選択し、「テーブルデザイン」タブの「テーブルスタイルのオプション」で、「最初の列」または「最後の列」にチェックを付ける。

画像2: テーブルの最初や最後の列だけ書式を変更する

「最初の列」にチェックを付けた場合は、左端の列のみ書式が変わる。どのような書式になるかは、使用しているテーブルスタイルによって異なる。

テーブルに新しい行や列を追加する

行や列の追加もテーブルなら簡単!

テーブルには、自動拡張という機能があります。隣接する行や列にデータを入力すると、自動的にテーブルの一部として扱われる仕組みです。これによって、あとからデータを追加したい場合も手間をかけずに作業できます。

画像1: テーブルに新しい行や列を追加する

ここでは、テーブルの右側に合計を入力する列を追加してみよう。セルE2に「合計」と入力し、[Enter]キーを押す。

画像2: テーブルに新しい行や列を追加する

すると、セルE2~E9がテーブルの一部となる。書式も自動的に設定されるため、手間がかからない。

テーブルを使って数式を素早く入力する

オートフィルより高速に入力!

テーブルでは、見出し行の直下に数式を入力すると、その列が集計列として扱われ、いちばん下の行まで自動的に数式がコピーされます。オートフィルなどでコピーするよりも簡単で、行数が多い場合は大幅な省力化になります。

画像1: テーブルを使って数式を素早く入力する

E3~E9に、1月~3月の売上合計を求めるための関数を入力してみよう。まず、セルE3に「=SUM(B3:D3)」と入力して[Enter]キーを押す。

画像2: テーブルを使って数式を素早く入力する

すると、セルE4~E9にも自動的にSUM関数が入力され、行ごとに1月~3月の合計値が計算される。

テーブルに集計行を追加して簡単に計算する

合計や平均などを素早く計算する!

テーブルの最下部に「集計行」を追加すると、自動的にSUBTOTAL関数が入力され、簡単に計算を実行できます。通常は集計方法が「合計」になっていますが、「平均」「最大」「個数」などに変更することも可能です。

画像1: テーブルに集計行を追加して簡単に計算する

テーブル内のセルを選択し、「テーブルデザイン」タブの「テーブルスタイルのオプション」()で「集計行」にチェックを付ける()。

画像2: テーブルに集計行を追加して簡単に計算する

テーブルの最下部に集計行が追加される()。通常は、最後の列のみに合計値が表示される。

平均や最大などの値を求める

画像3: テーブルに集計行を追加して簡単に計算する

合計以外の値を求めたい場合は、セルを選択して「▼」をクリックし()、リストから集計方法を選ぶ()。「なし」を選択すると集計値が非表示になる。

最終列以外のセルに集計値を表示する

画像4: テーブルに集計行を追加して簡単に計算する

最後の列以外のセルにも集計値を表示したいときは、対象のセルを選択して「▼」をクリックし()、リストから集計方法を選択しよう()。

スライサーでテーブルのデータを抽出する

フィルターより簡単・明快!

テーブルからデータを抽出するには、通常のフィルターを利用する以外に「スライサー」を使う方法もあります。フィルターに比べて、「現在、どの条件で絞り込んでいるのか」をひと目で把握でき、条件の切り替えも簡単にできるのがメリットです。

画像1: スライサーでテーブルのデータを抽出する

テーブル内のセルを選択し、「テーブルデザイン」タブの「スライサーの挿入」ボタンをクリックする()。

画像2: スライサーでテーブルのデータを抽出する

「スライサーの挿入」画面が表示されたら、抽出の条件として使いたい列の名前にチェックを付け()、「OK」をクリックする()。

画像3: スライサーでテーブルのデータを抽出する

スライサーが表示された。各スライサーで項目をクリックすると()、その条件に従ってデータが抽出される。ひとつのスライサーで複数の条件を選択したい場合は、「複数条件」をクリックしてオンにする()。「フィルターのクリア」をクリックすれば()、絞り込みが解除される。

※この記事は『エクセルが2週間で身につく(楽)上達講座』(マキノ出版)に掲載されています。



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