エクセルでデータの管理や分析を効率化するために、ぜひ使いこなしたいのが「テーブル」です。変換すると、抽出や集計などの作業に最適化された表形式になり、行や列の追加時に書式も自動的に設定されたり、オートフィルより高速に数式が扱えたりと、さまざまなメリットがあります。
表をテーブルに変換してデータ管理を効率化する
テーブルにはメリットがいっぱい!
エクセルでデータの管理や分析を効率化するために、ぜひ使いこなしたいのがテーブルです。テーブルを利用することで抽出や集計などの作業が容易になり、データの増減にも柔軟に対応できます。まずは表をテーブルに変換する方法を覚えましょう。
テーブルにしたい範囲にあるセルをクリックし(❶)、「挿入」タブの「テーブル」ボタンをクリックする(❷)。
「テーブルの作成」画面が表示される。テーブルに変換する範囲が自動的に選択されるので確認し(❸)、もし誤っていればワークシート上で範囲をドラッグして選択し直す。「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを付け(❹)、「OK」をクリック。
表がテーブルに変換され、自動的に書式が設定される。タイトル行のセルには「▼」(フィルターボタン)が表示され、簡単にデータの抽出が可能。なお、テーブルに変換する範囲が誤っていた場合は、「テーブルデザイン」タブで「テーブルのサイズ変更」をクリックすれば修正できる。
テーブルに変換した表を元に戻す
テーブルから表への変換は簡単
テーブルに変換した表は、「範囲に変換」を実行すれば元の状態に戻せます。ただし、テーブルへの変換時に適用された書式は元に戻りません。書式も解除したい場合は、表に戻す前に「テーブルスタイル」(下項参照)の一覧から「クリア」を選択しましょう。
テーブル内のセルを選択し、「テーブルデザイン」タブの「範囲に変換」をクリック(❶)。確認の画面が表示されたら「はい」をクリックする(❷)。
テーブルに名前を付けて管理する
データ分析に必須の手順はこれだ!
テーブルには、自動的に「テーブル1」などの名前が付けられますが、もっと識別しやすい名前に変更しておくと便利です。なお、テーブル名は先頭に数字が使えないなどのルールがあります。不適切な名前を入力すると警告が表示されるので、指示に従って修正しましょう。
テーブル内のセルを選択し、「テーブルデザイン」タブにある「テーブル名」に名前を入力して[Enter]キーを押す。
テーブル名を使って参照する
テーブル内のセルを参照するときは、「A2:D9」などと記述する以外に、テーブル名や列名を使うことも可能です。例えば「支店別売上」という名前のテーブルにある「1月」列の値を合計したい場合は、「=SUM(支店別売上[1月])」と記述します。この方法だと、テーブルに行を追加しても数式を修正する必要がなく、省力化につながります。
テーブルのデザインを変更する
見やすく読みやすいテーブルにする!
テーブルのデザインは、「テーブルスタイル」を利用して簡単に変更できます。文字の見やすさも考慮して、好みに合うものを選択しましょう。
テーブル内のセルを選択し、「テーブルデザイン」タブの「テーブルスタイル」から好みの種類を選ぶ(❶)。なお、右下のボタンをクリックすると(❷)、すべてのテーブルスタイルを一覧表示できる。
選択したスタイルが適用され、テーブルのデザインが変更される。
テーブルの最初や最後の列だけ書式を変更する
見出しや集計列を目立たせる!
テーブルの最初の列を見出し列として扱いたい場合や、最後の列を集計列として使う場合などは、その列だけ書式を変更して目立たせることができます。
テーブル内のセルを選択し、「テーブルデザイン」タブの「テーブルスタイルのオプション」で、「最初の列」または「最後の列」にチェックを付ける。
「最初の列」にチェックを付けた場合は、左端の列のみ書式が変わる。どのような書式になるかは、使用しているテーブルスタイルによって異なる。
テーブルに新しい行や列を追加する
行や列の追加もテーブルなら簡単!
テーブルには、自動拡張という機能があります。隣接する行や列にデータを入力すると、自動的にテーブルの一部として扱われる仕組みです。これによって、あとからデータを追加したい場合も手間をかけずに作業できます。
ここでは、テーブルの右側に合計を入力する列を追加してみよう。セルE2に「合計」と入力し、[Enter]キーを押す。
すると、セルE2～E9がテーブルの一部となる。書式も自動的に設定されるため、手間がかからない。
テーブルを使って数式を素早く入力する
オートフィルより高速に入力!
テーブルでは、見出し行の直下に数式を入力すると、その列が集計列として扱われ、いちばん下の行まで自動的に数式がコピーされます。オートフィルなどでコピーするよりも簡単で、行数が多い場合は大幅な省力化になります。
E3～E9に、1月～3月の売上合計を求めるための関数を入力してみよう。まず、セルE3に「=SUM(B3:D3)」と入力して[Enter]キーを押す。
すると、セルE4～E9にも自動的にSUM関数が入力され、行ごとに1月～3月の合計値が計算される。
テーブルに集計行を追加して簡単に計算する
合計や平均などを素早く計算する!
テーブルの最下部に「集計行」を追加すると、自動的にSUBTOTAL関数が入力され、簡単に計算を実行できます。通常は集計方法が「合計」になっていますが、「平均」「最大」「個数」などに変更することも可能です。
テーブル内のセルを選択し、「テーブルデザイン」タブの「テーブルスタイルのオプション」(❶)で「集計行」にチェックを付ける(❷)。
テーブルの最下部に集計行が追加される(❸)。通常は、最後の列のみに合計値が表示される。
平均や最大などの値を求める
合計以外の値を求めたい場合は、セルを選択して「▼」をクリックし(❶)、リストから集計方法を選ぶ(❷)。「なし」を選択すると集計値が非表示になる。
最終列以外のセルに集計値を表示する
最後の列以外のセルにも集計値を表示したいときは、対象のセルを選択して「▼」をクリックし(❶)、リストから集計方法を選択しよう(❷)。
スライサーでテーブルのデータを抽出する
フィルターより簡単・明快!
テーブルからデータを抽出するには、通常のフィルターを利用する以外に「スライサー」を使う方法もあります。フィルターに比べて、「現在、どの条件で絞り込んでいるのか」をひと目で把握でき、条件の切り替えも簡単にできるのがメリットです。
テーブル内のセルを選択し、「テーブルデザイン」タブの「スライサーの挿入」ボタンをクリックする(❶)。
「スライサーの挿入」画面が表示されたら、抽出の条件として使いたい列の名前にチェックを付け(❷)、「OK」をクリックする(❸)。
スライサーが表示された。各スライサーで項目をクリックすると(❹)、その条件に従ってデータが抽出される。ひとつのスライサーで複数の条件を選択したい場合は、「複数条件」をクリックしてオンにする(❺)。「フィルターのクリア」をクリックすれば(❻)、絞り込みが解除される。
※この記事は『エクセルが2週間で身につく(楽)上達講座』(マキノ出版)に掲載されています。
